入口に受付担当を常駐させられないとき、来客用の内線電話で社員を呼び出す方法があります。ただ、電話機を置くだけでは「どこへかけるか」「通話後にどこで待つか」が伝わりません。電話と案内を見つけやすい場所にまとめ、応答する人まで決めることが必要です。
セルボ 無人受付カウンター 電話台
は、幅590×奥行450×高さ950mmの木製台です。天板の配線スリットと内側の棚を備え、来客用電話と案内を一か所へ置く候補になります。まず電話方式で対応できるかを決め、次に天板、配線、棚、待機場所の順に合わせると、台を置いた後の不便を減らせます。
入口に常駐しなくても、電話に応答する人は必要
内線電話による無人受付は、入口の常駐担当をなくしても、社内で電話に応答する役割が残ります。来客が電話し、応答した社員が訪問先を確かめ、迎えに出る。ここまでの流れを持てるオフィスが向いています。
例えば総務の受付用番号へつなぐなら、総務の席が空く時間にも応答できるかを確認します。転送や複数台への着信を使う場合は、今の電話設備でできることを管理担当者に確かめます。電話台には呼び出し機能がないため、家具を変えても不応答の問題は解消しません。
個人一人の番号を掲示する方法は、案内が簡単でも、その人の会議や外出の影響を受けます。公開してよい受付番号へまとめ、応答した人が訪問先へ連絡する形なら、来客に社員一覧から相手を探してもらう必要がありません。
逆に、営業時間中でも電話を受けられる人がいない、入館記録まで自動化したいという場合は、電話台を選ぶ前に受付方式を比較します。この台が担うのは電話機と案内の置き場で、来訪記録や扉の解錠を行うシステムではありません。
幅590mmの天板は、電話と案内を並べて考える
幅590×奥行450mmの天板では、電話機と案内スタンドの底面だけでなく、受話器を取る手の動きとコードの位置も考えます。案内が電話機の後ろへ隠れると、来客は番号を探してから操作することになります。受話器を取る前に読める並び方を優先します。
仮に電話機の設置幅が220mm、案内スタンドの幅が150mmなら、合計370mmで、天板幅との差は220mmです。この220mmは左右の余白や両者の間隔に分かれるため、そのまま別の道具を置ける幅ではありません。カールコードが横へ広がる電話なら、受話器を持った状態の範囲も含めます。
奥行きも、電話機本体の寸法だけで終わりません。背面にプラグが出る機種では、コードを曲げる場所が必要です。案内スタンドを天板の奥へ寄せる場合には、配線スリットに重ならない配置にします。紙で天板と同じ範囲を作り、実際の機器を並べると、数字だけでは見えない干渉を確かめられます。
記帳も同じ台で行いたい場合は、電話と案内を置いた状態で、受付票を広げて書く場所が残るかを見ます。受話器を持つ人の横で別の人が記入する運用まで、この幅へ詰め込むのは避けたいところです。狭ければ記帳場所を分け、電話台は呼び出し専用にします。
天板の等分布耐荷重は20kgです。重さを偏らせずに載せる条件なので、電話機、案内、追加する用品を含めて考えます。許容重量に余裕があっても、書く場所や手を動かす場所が増えるわけではありません。天板上の役割は、面積と操作の両面から絞ります。
高さ950mmで、受話器を戻すまで試す
この台は高さ950mmの固定式です。立って使う電話台として検討できますが、台の高さと、電話機のボタン面の高さは同じではありません。電話機の厚みや傾きによって、番号を見る位置と押す位置が変わります。
同じ高さに電話機を置いて試す場合は、受話器を取るだけで終えず、案内を見る、番号を押す、通話する、元へ戻すところまで続けます。電話機を天板の奥へ置きすぎると、案内は見えても手を伸ばす距離が増えます。来客側の縁から操作できる配置に寄せて判断します。
手荷物を持って訪れる人が多い場合も、片手で受話器を持った後に番号を押せるかを考えます。荷物をいったん置く必要があるなら、天板に空きがあるか、別の荷物置きが必要かが変わります。固定高さ一台で全ての来客の操作に対応できるとは見込まず、座って利用する人などへの別の呼び出し方法も用意できるか確認します。
配線スリットは、壁の端子までを隠す機能ではない
天板には、電話機などの線を逃がす配線用スリットがあります。商品画像では天板の端の切り欠きから線を壁側へ通しています。天板と壁の間にコードを挟まずに済む構造ですが、電話線や電源を壁の端子へ接続する経路は別に必要です。
まず、使う電話機に必要な線を確認します。電話線だけの機種もあれば、LANケーブルやACアダプターを使う機種もあります。電話台を置きたい場所に、対応する端子と電源があるかを先に見ます。見栄えだけで置き場を決めると、後から長い線を入口に回すことになりかねません。
スリットの幅寸法は確認した資料にないため、太いコネクターやACアダプター本体が通るとは断定できません。線を逃がせることと、接続部や余った線まで収納できることを分けます。プラグが壁から張り出す場合には、その厚さの分だけ壁との隙間が必要になることもあります。
また、壁付けする向きによって、内側の棚へ手が届くかも変わります。配線を隠せる向きに寄せても、パンフレットの補充ごとに台を動かす配置では扱いにくくなります。電話を使う側、棚を使う側、壁の端子の三つを同じ図に描くと、置き方を決めやすくなります。
棚の内寸は幅552mm、奥行332mm、上段高さ350mm
商品ページの寸法画像には青文字で内寸が示されています。幅552mm、棚の奥行332mm、上段の高さ350mmです。外寸の590×450mmより小さいため、天板に置ける物がそのまま棚にも入るとは限りません。
棚へ公開用パンフレットを置くなら、裸の紙よりも、普段使うファイルやケースの外寸で比べます。例えば奥行320mmのケースなら、332mmとの差は12mmです。棚に置く寸法として収まっても、取っ手やふたが張り出す場合はその分を足します。入ることと片手で取り出せることは別に判断します。
上段高さ350mmは、縦に立てるファイルや上に重ねる物の上限を考える材料になります。一方、下部の558mmは棚板下から床側の空間を示し、商品画像では底板がありません。ここをもう一段の収納棚として数えないようにします。
棚板の等分布耐荷重は10kgです。補充用パンフレットをまとめる場合はケースを含めた重さを見ます。内側が開いた収納なので、記入済み受付票や入館証を保管する場所としては扱いません。来客に見せてよい物と、別の保管場所へ戻す物を分けると、棚に必要な量も絞れます。
奥行450mmの前に、来客が待つ場所を残す
床へ幅590×奥行450mmの範囲を示したら、その前に人が立つ位置も置いて考えます。台が収まっていても、来客が受話器を持つと入口扉が開けにくい、通話中の人の後ろを配送荷物が通る、といった配置では使いにくくなります。
来客から見つけやすく、応答後はその場で待てて、社員が迎えに出やすい位置が候補です。執務室の奥へ台を置くより、入口で案内を読める位置にまとめる方が、来客に進む場所を判断してもらう負担を減らせます。
台の正面から社員の画面や書類が見えるかも確認します。待機場所を決めることは、単に家具の占有範囲を測ることではありません。台と来客、迎える社員がどこに位置するかまで合わせると、受付後の動きがつながります。
案内には「かける先」と「通話後」を一緒に書く
案内文は、電話を使う対象、呼び出す番号、通話後の行動を短くつなぎます。例えば「ご来訪の方は受話器を取り、受付番号へお電話ください。係が参るまでこちらでお待ちください」という形です。実際の番号は、受付用として公開できるものを入れます。
応答がない場合の扱いも一つ決めます。別の窓口へ切り替えるなら、会社が公開を認めた連絡先を案内します。代替先を用意できない時間帯は、来客対応の方法自体を変える必要があります。個人の番号を次々に書き足して、来客に順番に電話してもらう案内は避けます。
受ける側は、訪問先へ連絡するだけで終わるのか、入口へ迎えに行くのかをそろえます。番号変更や担当変更のときは、電話設定と案内カードを一緒に更新します。ここまでを一つの流れにすると、無人の入口で来客が次の行動を迷いにくくなります。
組み立て後は、初めて来た人の動きで確かめる
本体重量は13.5kgで、プラスドライバーを使う購入者組立です。梱包は幅1150×奥行630×高さ95mm、重量15.5kg。完成時より長い梱包なので、受け取り場所から組み立て場所へ運べるかを確認します。設置後は付属のアジャスターでがたつきを調整します。
最後に来客役を置き、入口で案内を見つけてから、電話し、社員が迎えに来るまでを通して試します。電話を置けること、回線がつながること、迎えまで続くことをまとめて確かめるためです。
電話と案内が使いやすく収まり、配線と待機場所を確保でき、応答する担当を置けるなら、この幅590mmの台を候補にできます。どこかが合わない場合は、台を大きくするだけで解消する問題か、受付方式を変える問題かを分けて見直します。