フリーアドレスの席では、固定の引き出しがないため、通勤バッグが足元へ残り、使用中の資料が机上を占めがちです。空いている床へまとめて置くと、椅子を引くたびにバッグへ当たり、必要な資料を取るたびに姿勢も崩れます。
勤務中だけ使う置き場所なら、バッグと資料を上下へ分けられる2段のオープンワゴンが候補です。ただし、鍵のない開放棚は個人用ロッカーの代わりにはなりません。この記事では、コクヨ エニーワゴン 2段 AWG-AN2
を例に、床面、収納物、キャスター、終業時の戻し方を確認します。
最初に一時置きする物を決める
ワゴンへ置く物は、勤務中に繰り返し使い、退勤時には持ち出す物へ絞ります。通勤バッグ、使用中のA4ファイル、ノート、未処理の書類などです。長期保管する文書や予備品まで入れると、誰の物か分からない収納へ変わります。
一日の始めにバッグから出す物、一日中使う物、終業時に持ち帰る物を書き出します。上段は使用中の資料、下段はバッグというように役割を固定すると、資料をバッグの上へ積まずに済みます。
財布や鍵、個人情報を含む書類など、離席中も管理が必要な物は開放棚へ残しません。施錠が必要なら、鍵付きロッカーや個人用ワゴンを使います。
席の備品か利用者の備品かを先に決める
同じオープンワゴンでも、席ごとに置く場合と、出社した利用者が保管場所から席へ動かす場合では管理方法が変わります。席の備品にするなら、予約した席へ行けば空のワゴンがあり、利用後はその席の定位置へ戻す運用にします。別の席へ持ち出すと、次の利用者が床置きへ戻ってしまいます。
利用者と一緒に動かすなら、保管場所から席までの経路、使用中の識別、返却場所を決めます。空いているワゴンを見つけた人が自由に持っていく方式では、離席中の物が残ったワゴンと未使用品を区別できません。利用者名ではなく、社内で定めた席番号や貸出表示など、返却時に解除できる方法で対応関係を示します。
どちらの方式でも、ワゴン自体を個人の恒久的な収納にしません。固定席をなくしたのに、ワゴンだけが利用者専用となって保管場所を占有するなら、フリーアドレスの運用と合っているかを先に見直します。
幅482×奥行300mmを床へ写す
商品の外寸は、幅482×奥行300×高さ768mmです。まず、設置候補の床へ幅482×奥行300mmの長方形をマスキングテープで示します。占有面積は約0.145平方メートルです。
0.482m × 0.300m = 0.1446平方メートル
長方形が収まるだけでは設置できません。普段どおり椅子を引き、座り、立ち上がって、足や椅子の脚が輪郭へ入らないかを試します。机の横へ置く場合は、通路を歩く人や隣席の椅子とも重ならない位置にします。
キャスターで引き出すなら、本体の床面とは別に移動先が必要です。床へ描いた長方形を手前へ動かすつもりで、バッグを出し入れする範囲まで空けてください。
高さ768mmは机の横で確認する
高さ768mmは、一般的なデスク天板と近いか、それより高くなる可能性があります。机の下へ入ると決めつけず、床から天板裏、補強、配線トレーまでの最も低い高さを測ります。768mm未満なら机下には入りません。
机の横へ置く場合も、ワゴンの上端がデスク天板より上へ出るかを確認します。モニターの視界、隣席との見通し、立ち上がるときの腕の動きを段ボール箱などで試すと判断しやすくなります。
上面を追加の作業台として使う前提にもできません。この商品は2段の棚へ物を置くワゴンとして案内されているため、天面のように見える位置も実際の形状と使い方を商品画像と説明書で確認します。
バッグと資料を実寸で合わせる
通勤時の中身を入れたバッグの幅、厚さ、高さを測ります。持ち手を立てた高さだけでなく、棚から取り出すために手を入れる余白も必要です。A4ファイルは用紙寸法ではなく、ファイル本体の外寸と背表紙の厚さを測ります。
商品ページには本体外寸が掲載されていますが、各段の有効内寸は仕様欄で確認できません。棚板、支柱、フレームを除いた実際の収納幅と段間の高さは、購入前に販売元へ確認します。
上段へ一日分の資料を置くなら、積み上げる上限も決めます。書類を増やし続けるのではなく、処理済みの物は所定の保管先へ移します。下段のバッグは口を閉じ、ストラップや持ち手が床やキャスターへ垂れないようにします。
開放棚を未処理書類の受け渡し場所にしない
上段へ資料を置けると、ほかの人が回覧物や未処理書類を追加しやすくなります。しかし、利用者が席を移った後も書類だけが残ると、担当者、処理状況、返却先が分からなくなります。ワゴンは着席中の作業物を置く場所とし、部署の受け箱や共有書類の保管棚を兼ねないようにします。
一時離席では、社内のクリアデスクや情報管理のルールを優先します。開放棚は中身が見え、鍵もないため、バッグを置いてあることを在席表示や保管対策の代わりにはできません。画面をロックしても紙の情報は保護されないので、机上に残せない書類はワゴンにも残さず、指定された施錠場所へ移します。
利用者が戻らないまま終業時刻を過ぎた場合に、清掃担当者が中身を判断して移動する運用にも向きません。忘れ物と業務文書で連絡先や保管先が異なるなら、管理担当者へ引き渡す手順を分けておきます。
ストッパーのないキャスターとして試す
このワゴンには直径40mmの双輪キャスターがありますが、商品ページにはストッパーなしと記載されています。資料を引く力やバッグを載せる動作で本体が動かないか、候補位置と同じ床で確認が必要です。
キャスターがあることを、荷物を載せたまま長い距離を運ぶための機能とは考えません。段差や床の継ぎ目では物が落ちる可能性があります。席の近くで位置を整える用途にとどめ、移動前には落ちやすい資料や小物を下ろします。
通路側へ勝手に動く、資料を取るたびに位置がずれる場合は、その場所で使いません。壁や机へ押し付けて固定する方法も、家具や配線を傷めたり避難経路を狭めたりしないか確認してください。
床材が使用条件に合うか確かめる
商品ページには、クッションフロアでは床に傷が付くおそれがあるため使用しないよう注意があります。導入前に、設置場所の床材を施設管理担当へ確認します。
床が適合していても、キャスターへ糸くずや小物が絡めば動きが変わります。始業時にキャスター周辺を見て、異物、緩み、変形がある場合は使用を止めます。床面の傷やキャスターの状態は、試用期間にも確認してください。
保護マットを追加すれば必ず使えるとは限りません。マットの段差でキャスターが止まることや、メーカーが想定しない使い方になる可能性があるため、必要なら販売元と床材の管理者へ確認します。
終業時に空へ戻す手順を決める
フリーアドレス席のワゴンは、利用者と一緒に移動させるのか、席ごとの備品にするのかを決めます。席の備品なら管理番号と定位置を表示し、別の席へ持っていかない運用にします。
終業時は、上段の資料を所定の書庫へ戻し、下段のバッグと私物を持ち出し、ワゴン内を空にします。忘れ物があった場合の連絡先と一時保管先も定めます。次の利用者が中身を勝手に処分する運用にはしません。
清掃時に動かす人にも、ストッパーがないことと定位置を共有します。清掃後に通路へ出たままにならないよう、床やデスクへ戻し位置の目印を設けます。
次の利用者へ空の状態で渡す
返却時は中身がないことだけでなく、棚へ汚れや破損がなく、キャスター周辺に異物がないことを確認します。前の利用者の資料が一部でも残っていれば、次の人が脇へ寄せて使い始めず、決めた窓口へ連絡します。
座席予約を使う職場では、ワゴンの不具合も席の設備不良として記録できるようにします。キャスターが動きにくい、定位置へ戻らない、棚に変形があるといった状態を見つけたら、空いている別席からワゴンだけを持ってくるのではなく、対象を使用停止にして管理者へ知らせます。
この受け渡しが毎日続かない場合は、利用者の注意だけに頼らず、返却場所や保管方式を見直します。終業後も物が残る用途には、開放ワゴンより利用者を特定できるロッカーや書類保管設備のほうが適します。
一席で一週間試してから台数を決める
最初から全席分をそろえず、一席で一週間試します。バッグと資料が実際に収まるか、椅子や通路へ干渉しないか、ワゴンが意図せず動かないか、毎日空へ戻せるかを記録します。
採用を分ける条件は二つです。机や通路へ干渉せず、使用できる床材の定位置へ安定して置けること。もう一つは、勤務中のバッグと資料だけを置き、終業時に空の状態で次の利用者へ渡せることです。
反対に、施錠保管が必要な物を残したい、各段の内寸が収納物に合わない、ストッパーなしでは安定しない場合は、鍵付きロッカーや固定棚を比較してください。
