受付担当者を二人に増やしても、封筒や入館証、内線電話がカウンター中央へ集まると、手と書類が交差します。二組を同時に受け付けたいなら、天板を二つの受け渡し場所に分け、各担当者が一件を完了できる物の配置を作ります。
候補は、幅1800mmのNSシリーズ ハイカウンター Uタイプ NSH-18UW
です。幅を半分にした900mmを仮の区画として使い、受け渡し、収納からの補充、応対後の片付けまで二人で試します。商品自体が二人用の独立窓口を備えているわけではないため、実際の業務が収まるかで判断します。
二組へ同時に行いたい手続きを決める
まず、二人が必要になる場面を整理します。担当者が席を外す間の交代要員が欲しいだけなら、常に二つの窓口を開く必要はありません。始業前に来客が重なる、面接日の入館証配布が続くなど、別々の一件を同時に処理したい場合に二窓口の配置を試します。
記録するのは、来客の到着時刻、応対が終わる時刻、扱う物です。例えば、訪問先を確認して入館証を渡す短い応対が重なる場合と、申込内容を説明しながら用紙へ記入してもらう場合では、必要な面積も時間も異なります。
短い受け渡しを二窓口へ割り当て、説明が長くなる案件は別の着席場所へ移すなど、先に業務を分けます。幅を広げれば待ち時間が必ず短くなるとは限りません。共用端末や一人しか操作できない処理が途中にあれば、そこで待つためです。
幅900mmずつに一件分の道具を置く
本体外寸は幅1800×奥行454×高さ950mmです。購入前に、机や作業台の上へ幅1800×奥行454mmの範囲を示し、中央に印を付けます。一人あたり900mmは計算上の区切りであり、実際に自由に使える幅の保証ではありません。
左右へ置くのは、普段の一件を完了するための物です。来訪者へ渡す封筒や入館証、確認用の用紙、筆記具、端末が必要ならその実物を並べます。処理が終わるまで受け取った物を置く位置と、最後に返す位置も分けてください。
A4用紙一枚では収まっても、角形封筒、書類を挟んだバインダー、来訪者の提出物が加わると中央を越える場合があります。机上を空にした状態で「二人立てる」と確認するだけでなく、最も物が多くなる一件を再現します。
二人が同時に書類を受け取り、確認し、返すところまで動きます。途中で隣の区画を仮置き場に使うなら、その業務は今の割り当てに収まっていません。道具を減らす、向きを変える、長い手続きを別席へ移す順で見直します。
中央へ手が集まる共用物を減らす
内線電話やペン立てを中央へ一つ置くと、左右どちらも同じ場所へ手を伸ばします。境界線を引いても動作は分かれません。頻繁に使う筆記具や配布物は一組ずつ用意し、それぞれの担当者の手元側へ置く方法があります。
一つしか用意できない端末や電話は、操作する側を決めます。例えば、内線連絡を片方が担当するなら、もう一方の窓口で受けた来客をどう取り次ぐかまで試します。二人とも毎回その機器を使う必要があるなら、カウンターの幅より機器の共用手順が同時応対の条件になります。
中央の案内表示も面積を使います。仕切りや表示板を後から足す予定なら、脚の広がりまで仮配置へ入れます。片方900mmの中に端末と表示を置いた後でも、来訪者が用紙を受け取れるかを確かめてください。仕切りを置くだけで会話や画面まで分離できるとは考えません。
左右の棚があっても引き戸は独立窓口ではない
このUタイプは、天板の下に高さ180mmの中棚と、鍵付きの引き戸収納を備えています。下部の棚板は幅897×奥行310×厚さ16mmで、左右に各一枚です。棚を窓口ごとに割り当てると、どこに備品を戻すかを決めやすくなります。
ただし、商品画像では横に動かす引き違い戸を確認できます。左の棚と右の棚があることは、二人が別々の扉を同時に開けて使えることとは違います。一方を開けるために動かした戸が、もう一方の取り出し位置を覆わないか、実物で確認する必要があります。
そのため、来客が来るたびに下部収納を開ける配置より、当面使う少量を各担当者の手元へ準備し、下部を補充用として使う方法を先に試します。開いた中棚へ置く物は、来訪者から見えてもよい備品に絞り、処理中の個人情報や予備鍵の常置場所にはしません。
一件ごとに施錠収納へ戻す必要がある業務では、二人が同時に取り出す場面を省略せず試してください。そこで待ちが生じるなら、窓口ごとに独立した収納を用意するか、対象業務を分ける判断になります。天板と収納の左右をそろえるだけで、独立運用が完成したと考えないことが大切です。
棚の高さと40kgを収納物へ照合する
棚板は23.4mmピッチで高さを調整でき、一枚あたりの耐荷重は40kgです。商品寸法画像には等分布の条件もあります。重い物を一か所へ集める置き方まで認める数値ではなく、棚板の40kgを天板の耐荷重として流用もしません。
A4横型ボックスファイルを二段収納できると案内されていますが、使う箱の取っ手や見出しを含む外寸を測ります。棚板の奥行は310mmなので、箱の向きや張り出し、引き戸を閉められるかを合わせて見ます。棚を一段動かすと上下の余裕が変わるため、上だけでなく下からも箱を抜き取れるかを確認します。
左右へ同じ物を置く場合も、すべてを二倍に増やす必要はありません。毎日使う物は窓口別、開封前の予備や週に一度使う物は共用と分け、混雑前に補充する時機を決めます。担当交代のたびに収納を探し直さないよう、箱に入れる内容と戻す棚をそろえておきます。
高さ950mmと奥行454mmで受け渡しを試す
この商品は立って行う対面接客向けのハイカウンターです。同じ高さの安定した面で、担当者二人と来訪者役二人が実物の封筒や入館証を渡してみます。天板の中央に置いた物へ双方が手を伸ばせるか、受け取りの際に備品を動かす必要がないかを見ます。
奥行454mmの中へ端末や書類立てを置けば、受け渡しに使う部分は狭くなります。端末を使うなら、電源コードの出口と接続先も仮配置に入れます。メーカーの同シリーズには別構造のローカウンターもありますが、そこで案内される配線機能を、このハイカウンターにも備わると判断しないようにします。
長時間の記入や説明を行う人、座って手続きしたい人には、同じ手続きを進められる着席場所を用意します。二窓口とも高さ950mmの面にすると、その用途に使う低い面が増えるわけではありません。別席を設ける場合は、窓口から案内し、書類や担当を引き継いで完了できる流れまで決めます。
四人と次に待つ人の位置を床へ示す
床へ本体の幅1800×奥行454mmを示したら、担当者二人と来訪者二人の位置を加えます。来訪者は立つだけでなく、かばんを持ち、書類を取り出し、受付後に進みます。その動きが隣の窓口の前を横切らないかを確かめます。
受付の後ろ側では、担当者が棚から箱を出す動き、内線電話を取る動き、交代する人が入る経路を試します。二人が横に並べても、背後の机や椅子が近ければ、片方が補充するたびにもう一方をよけさせることがあります。
次の来訪者が待つ場所も忘れずに置きます。二列へ分かれて待つのか、一列から空いた窓口へ進むのかで案内が変わります。窓口の呼び方は「左・右」だと担当者側と来訪者側で逆になるため、番号や入口側・壁側など、双方で共有できる呼び方を決めると引き継ぎにも使えます。
69kgの完成品を搬入できるか確認する
本体は69kgの完成品です。受付へ置けることと、入口や曲がり角を通って運び込めることは別です。搬入経路、エレベーター、設置場所の寸法をまとめ、必要な養生や設置作業を販売元と確認します。
販売ページでは、メーカー直送の設置便に対応する地域と、それ以外の軒先渡しが区別されています。注文先と届け先に応じた条件を確認し、室内への搬入を誰が担当するか決めておきます。商品が完成品でも、どの地域でも設置まで含まれるとは限りません。
アジャスターと横連結機構は備えていますが、連結相手や部品、設置方法は構成に合わせた確認が必要です。シリーズの設置写真にある低いカウンターや端部パネルまで、この一台に付属するわけではありません。仮配置で必要になった追加物も含めて、発注する範囲を整理します。
一件ごとに空へ戻せる運用で判断する
二窓口を使い始めたら、空いている側を共用の仮置き場にしないようにします。一件が終わるたび、返却物や渡し忘れの書類を確認し、次の来訪者が使う面を空へ戻します。受付中、処理中、一時休止の状態を来訪者側へ示す方法も決めます。
鍵付き収納については、付属する鍵の本数や管理方法を購入前に確認します。棚を左右へ割り当てても、別々に施錠管理できると推測はしません。処理中の書類は担当交代時に件数と保管先を照合し、誰が続きを行うかまで引き継ぎます。
このカウンターを候補にできるのは、二人が同時に一件を完了しても手や書類が交差せず、収納からの補充で相手を待たせず、来訪者が退出する場所まで収まる場合です。会話や画面を隣へ見せられない手続きは、並行応対の対象から分けます。実寸でこの条件を確かめたら、NSH-18UWの天板、左右収納、商品画像を確認する
と、必要な窓口構成を具体化できます。
