Web会議中に取った紙のメモがキーボードの下や資料の間へ入り、決定事項を見返すたびに視線が画面から大きく外れることがあります。会議中だけ使うメモ欄を画面の横へ立てれば、紙を探さずに要点を確認できます。
候補になるのが、スタンド付きの両面デスクトップホワイトボードです。ただし、卓上型でも横幅と高さがあるため、机に置けるかは空いている面積だけでは決まりません。この記事では、横置きに必要な範囲、Webカメラの画角との重なり、両面を使う役割の分け方を説明します。
先に紙のメモを二種類へ分ける
ホワイトボードへ移すのは、その会議中に何度も見る短い情報です。たとえば、確認したい質問、決まった担当者、会議が終わるまでに聞くことは、画面横へ見える状態で置く意味があります。
一方、議事録として残す文章、顧客との約束、期限を過ぎても必要な情報は、ホワイトボードだけで管理できません。消す前に社内の議事録やタスク管理へ転記する必要があります。まず過去の会議メモを見て、次の二つへ分けてください。
- 会議中だけ見る情報: 質問、発言順、確認待ちの項目
- 会議後も残す情報: 決定事項、担当者、期限、承認内容
一時情報が毎回数行あり、紙から探す場面があるなら、卓上ボードを置く目的が明確です。会議後も残す情報しか書かない場合は、最初からデジタルの議事録へ入力する方法も比較します。
横置きには幅613×奥行141mmの面が必要
候補商品の外寸は幅613×奥行141×高さ458mmです。モニターの横へ置く場合は、机上に幅613mmの長い直線と、手前から奥へ141mmの設置面を確保します。
購入前に、紙やマスキングテープで幅613×奥行141mmの長方形を机へ作ります。そこへ普段どおりノートパソコン、マウス、飲み物、資料を置き、次の動作を試します。
- マウスを端まで動かしてもスタンドへ当たらない
- ノートパソコンの充電端子やUSB端子へ手が届く
- 椅子から立つときに手や服をボードへ引っ掛けない
- 電話や共有文具を取る経路をふさがない
「会議中だけ資料をどかせば置ける」という状態では、会議の開始前後に片付けが必要になります。普段の机上配置を保ったまま長方形を確保できるかで判断すると、導入後の置き場所が定まりやすくなります。
高さ458mmがカメラと相手の映像へ重ならないか試す
画面横へボードを立てると、机上から458mmまで不透明な面ができます。横幅が収まっても、ノートパソコンの内蔵カメラや外付けWebカメラの前へ入り込むと、映像の一部を遮ります。
幅と奥行の紙へ、高さ458mmの段ボールを垂直に立ててWeb会議アプリのプレビューを開きます。ボードを置く予定の側へ顔と手を動かし、次の状態を画面で確認してください。
- 顔、肩、会議中に見せる資料が隠れない
- 外付けカメラを左右へ向けても板面が映り込まない
- モニターの端にあるボタンや接続端子を操作できる
画角へ入る場合は、ボードを画面から遠ざけるだけでなく、縦向きも試せます。スタンドは取り外し可能で、商品説明では縦・横の両方向に対応しています。ただし、縦向きでは横方向の占有幅が減る代わりに、板面の上端が高くなります。カメラより外側へ置けるかを実寸の型紙で確かめてから向きを決めます。
板面は幅578×高さ428mmある
実際に書ける板面は幅578×高さ428mmです。横向きで三列に分けると、一列の幅は単純計算で約192mmになります。
578 ÷ 3 ≒ 192mm
たとえば左から「質問」「決定」「転記」の三列に分ければ、会議中に情報の状態を移せます。質問へ書いた項目が解決したら決定へ移し、会議後も必要なら転記欄へ印を付けます。文章を長く書くより、一項目を一行に収め、正式な記録は別に残す運用に向く大きさです。
購入前には、幅578×高さ428mmの紙へ普段の文字サイズで実際に書きます。会議一回分の要点が収まらないなら、文字を小さくして詰め込まず、書く項目を減らすか、デジタルメモと役割を分けてください。
表は会議中、裏は会議後の転記待ちに分ける
この商品は両面へ書けますが、表裏を同時には見られません。両面を単に書く量の倍として使うと、裏に何を残したか分からなくなります。
個人のWeb会議用なら、表を会議中に見る面、裏を会議後に転記する面と決める方法があります。会議中は表へ質問や決定を書き、終了前に残すべき内容だけ裏へ写します。会議後は裏を見ながら議事録やタスク管理へ入力し、転記が終わってから消します。
板面はマグネットに対応し、マグネット付きトレイ、黒と赤のマーカー、イレーザーが付属します。紙を磁石で留める場合は、カメラへ映る側や通路側から見える情報に注意してください。顧客名や個人情報を裏へ向けるだけでは、保管や消去の代わりになりません。
正式記録へ移したことを確認してから消す
会議が終わったら、書いた人がそのまま消すのではなく、議事録やタスク管理の担当者と転記済みの範囲を照合します。担当者名だけを書いた項目は、作業内容や期限が正式記録へ入っているかも確認してください。ホワイトボードの写真を正式記録の代わりにすると、保存先や閲覧権限が曖昧になりやすいため、社内で承認された保存方法がない限り撮影には頼りません。
消去後は、文字が読める状態で残っていないかを明るい場所で見ます。消えにくい筆記があるときは、素材に合わない洗剤を自己判断で使わず、販売元や取扱説明書が示す手入れ方法を確認します。次の会議へ前回の情報を持ち越す必要がある場合も、板面を保管場所にはせず、正式記録へ移してから消去する運用を基本にします。
本体重量1.09kgを移動の仕方へ当てはめる
本体重量は1.09kgです。会議のたびに棚から机へ移すなら、ボードだけでなく、スタンドとトレイを含めた状態を両手で持てる経路を作ります。マーカーや磁石を付けたまま斜めにすると、移動中に落ちる可能性があります。
常設しない場合は、収納場所から机までに扉、椅子、床のケーブルがないか確認します。使用後は書いた内容を転記・消去してから戻します。毎回別の机で使う共有備品にするなら、借りた人が内容を消すのか、会議の主催者が消すのかも決めておくと、前の会議の情報が残りにくくなります。
常設する場合も、スタンドが机上の端へ寄りすぎていないか、トレイや磁石が落下しないかを始業時に確認します。席替えやモニター交換で画角が変わったときは、以前の置き位置をそのまま使わず、カメラのプレビューで干渉を再確認してください。
置き場所とカメラ画角が合えば会議用の一時メモ欄にできる
この卓上ホワイトボードを候補にできるのは、普段の机上配置を崩さず設置面を作れ、実寸の段ボールを置いてもWebカメラの画角を遮らない場合です。この二条件がそろえば、会議中に繰り返し見る短い情報を画面横へまとめられます。
表を会議中、裏を転記待ちに分ける運用まで決められるなら、両面デスクトップホワイトボードの商品詳細でスタンドの形状と板面の向きを確認してください。