外出や会議で受付が無人になる会社では、荷物の到着に合わせて社員が戻ったり、再配達を依頼したりすることがあります。会社で置き配を始めるなら、容量の大きさだけでなく、普段届く荷物が投入口を通るか、雨を避けて置けるか、誰が回収するかまで決める必要があります。
この記事では、荷物の実寸から宅配ボックスの設置場所と受領ルールを決める方法を説明します。候補にするのは、大容量 宅配・収納ボックス 約150Lです。
一週間分の荷物を外寸で記録する
最初に、一週間から二週間ほど、会社へ届いた荷物の外寸を記録します。送り状に書かれたサイズ区分ではなく、箱の幅、奥行き、高さを実測してください。筒状の荷物や緩衝材が張り出した箱は、最も大きい箇所を測ります。
寸法と一緒に、同じ日に届く個数、受領時に署名や支払いが必要だったか、冷蔵・冷凍品や貴重品だったかも残します。宅配ボックスへ入れられる大きさでも、配送会社や荷物の条件によって置き配にできない場合があるためです。
最も大きな一箱だけでなく、同じ時間帯に二個以上届く日も確認します。一個目が入った後は次の荷物を受け取れない運用なら、必要容量より、受領後にどれだけ早く回収できるかが重要になります。
内寸435×470×670～770mmと荷物を比べる
候補商品の主な仕様は次のとおりです。
- 外寸: 幅520×奥行560×高さ850mm
- 蓋を開けたときの高さ: 1360mm
- 内寸: 幅435×奥行470×高さ670～770mm
- 容量: 約150L
- 重量: 6kg
- 材質: スチール、ポリプロピレン
- 組立区分: お客様組立
容量約150Lだけでは、細長い荷物や幅のある箱が入るか判断できません。記録した荷物の三辺を、内寸の幅435mm、奥行470mm、高さ670～770mmと一辺ずつ比べます。箱を傾けないと入らない場合は、投入口の形と実際の入れ方を商品画像で確かめ、販売元へ対象箱の寸法を伝えて確認します。
内寸の高さに幅があるため、どの位置で670mmとなり、どこまで770mmを使えるのかも確認が必要です。公称容量を使い切れる前提にせず、普段の箱が無理なく出し入れできる余裕を残します。
蓋を開ける高さ1360mmまで空ける
床へ幅520×奥行560mmの設置面をマスキングテープで写します。その上方には、蓋を開けた状態の高さ1360mmまで、棚板、窓枠、看板などが重ならない空間を確保します。本体の高さ850mmだけを基準に棚の下へ置くと、荷物を入れるときに蓋を十分開けられないおそれがあります。
設置面の周囲では、配送員が荷物を持ったまま立てる場所と、社員が箱を取り出せる場所も試します。避難経路、扉の開閉範囲、共用通路を狭める位置には置きません。梱包寸法は幅525×奥行865×高さ160mmとされているため、組み立てる場所まで運べるかも入口や曲がり角で確認します。
本体重量は6kgです。商品ページで固定方法までは判断せず、人が通る場所での転倒や持ち去りが気になる場合は、設置面への固定可否と必要な部材を販売元へ確認してください。
簡易防滴を屋外防水と考えない
この商品は簡易防滴仕様ですが、商品ページには、組立構造のため大雨や浸水による水の侵入を防げない旨の注意があります。雨ざらしの場所や水がたまりやすい低い場所へ置き、荷物を常に乾いた状態で保てるとは考えません。
候補位置は、庇や屋根があり、横から吹き込む雨を受けにくい場所から選びます。濡れると困る書類や電子機器が届く会社では、簡易防滴だけに頼らず、悪天候時は対面受領へ切り替えるなどの例外を決めます。
設置先がビルの共用部や賃貸物件なら、管理者へ置いてよい範囲も確認します。床への固定や通路への常設が認められるかは、商品の仕様とは別の判断です。
配送業者と置き配できる荷物を決める
導入前に、利用する配送業者へ会社宛て荷物を宅配ボックスへ入れられるか確認します。受領印、本人確認、代引きが必要な荷物、冷蔵・冷凍品、貴重品などは対象外になることがあります。送り主が置き配を認めているかも含め、会社側だけで運用を決めません。
配送員に伝える内容は、ボックスの場所、利用できる時間、施錠方法、満杯時の対応です。商品名には「鍵付き」とありますが、鍵穴の使い方や付属品、受け渡し方法は、商品ページと販売元で購入前に確認します。施錠後に次の配送員が使えるかも、同じ日に複数個届く会社では重要です。
送り状から社員名や購入内容が見える場合もあります。来訪者が通る場所へ置くなら、荷物が外から見えず、担当者以外が取り出せない運用になっているかを確認してください。
社内では通知と回収の担当を一組にする
宅配ボックスを置いても、荷物を長時間残すと次の配達に使えません。配送通知を受ける連絡先と、通知を見て回収する担当を一組にします。担当者が不在なら誰が代わるか、終業前に誰が空の状態を確認するかまで決めます。
回収した荷物は、受領日時、宛名、回収者を簡単に記録してから社内の保管場所へ移します。宅配ボックスの中を社内配布棚として使い続けず、受領場所と保管場所を分けると、満杯のまま放置されにくくなります。
運用開始後の一か月は、入らなかった荷物、対面受領になった理由、回収までの時間を記録します。入らない箱が多ければ寸法条件を、満杯が多ければ通知と回収の担当を見直します。
鍵穴付きでも受け渡し方法は別に設計する
現行の商品ページで確認できるのは「鍵穴付き」であることまでで、配送員が施錠した後に社内担当者がどのように解錠するか、複数の配送員が続けて利用できるかまでは説明されていません。一般的な宅配ボックスと同じ操作だと決めつけず、鍵とプレートの使い方、紛失時の対応を販売元へ確認します。
社内では、解錠できる人を必要な範囲に限定し、鍵を受付へ置き放しにしません。担当者が交代するときは鍵だけを渡すのではなく、未回収の荷物がないこと、通知と受領記録が一致することも引き継ぎます。鍵や扉に異常があるときはボックスの使用を止め、配送案内を対面受領へ切り替えてください。
誤配や破損が起きたときの連絡順を決める
宛名のない荷物、会社名が異なる荷物、箱の破損や水濡れを見つけた場合は、すぐ各部署へ配らず、受領担当が配送通知と送り状を照合します。置き配の時点を撮影するかどうかは、配送業者の仕組みと社内の情報管理ルールに合わせます。
誤配品を勝手に開封せず、配送業者へ連絡する担当と、一時的に隔離する場所を決めておくと、誰が受け取ったか分からない状態を避けられます。通常時の便利さだけでなく、例外時に受領経路を追えることまで確認してから運用を始めます。
普段の箱が入り、受領ルールを共有できるなら候補になる
普段届く箱が内寸と投入口に余裕をもって収まり、屋根のある管理可能な場所で配送業者と社内の受領ルールを共有できるなら、この約150L宅配ボックスを候補にできます。この二条件のどちらかを満たせない場合は、受付時間の指定や営業所受け取りも比較してください。
条件が合う場合は、商品画像と現在の仕様を確認すると、蓋の開く方向、内寸の形、鍵の扱いを設置予定場所と照合できます。