一つのオープンスペースで二つの小グループが同時に打ち合わせをすると、一枚のホワイトボードを交代で使うことになります。片方の議論が止まり、別室を確保できない日ほど進行が遅れます。
両面へ書ける自立式ボードを二組の間へ置けば、空間を分けながら各組に筆記面を用意できます。ただし、視線を遮ることと声を遮ることは別です。この記事では、両側で同時に使うための広さ、向き、記録の管理を確認します。
二組の議題と参加人数を先に決める
最初に、同じ時間に行う二つの打ち合わせを一回分だけ選びます。各組の参加人数、進行役、板面へ書く人、所要時間、扱う情報を記録してください。
同時利用に向くのは、少人数で短い相談を行い、各組の一人が板面へ要点を書く場面です。発表者が大きな声で説明する研修、音声を再生する会議、機密性の高い面談は、板で視線を分けても互いの声が届きます。別室、時間差、吸音設備などを比較します。
また、参加者全員が立って横並びに書くなら、一面の幅だけでなく筆記者同士の間隔が必要です。この商品を二組の境界に使う場合、基本は各面に一人ずつ書き、ほかの参加者は少し離れて見る配置から試します。
両面が固定された仕切りとして使えるか確認する
幅930mmの両面ホワイトボードパーテーション
は、表裏ともスチール製のホワイトボードです。回転して面を切り替える形式ではなく、仕切りの両側を別々の筆記面として使えます。
一方の内容を残して反対面へ切り替えるだけなら、回転式の両面ボードも候補です。今回のように二組が同時に書く場合は、板面を回す必要がなく、各面が相手側へ向いたまま固定されることが選択理由になります。
マグネットも使えますが、紙を貼る面積は書ける面積から減ります。二組とも筆記を主にするのか、片方は資料掲示を主にするのかを、会議前に決めます。
幅860×高さ1360mmへ一組分を書いてみる
板面寸法は幅860×高さ1360mmです。同じ大きさの紙や段ボールを用意し、普段の文字サイズで一組分の議題、意見、決定事項を書きます。
同じ面へ複数人が並ぶと、文字の間隔だけでなく腕の動きも重なります。板面寸法だけで同時に書けると決めず、交代で書くか、一人が記録する運用を試してください。
板面は足元近くまで続く縦長形状です。下部を使えば面積は増えますが、着席者から見えにくくなったり、書く人が深くかがんだりします。上段を議題、中段を意見、下段を一時メモにするなど、読む重要度と高さを合わせます。
両側へ同じ奥行を足して床へ描く
本体外寸は幅930×奥行570mmです。この長方形に、両側で書く人の立ち位置、椅子を引く範囲、後ろを通る経路を加えて床へテープで描きます。
片面を壁へ寄せる通常のホワイトボードと違い、両面同時利用では本体の両側を空けなければなりません。片方の机や椅子を板面へ近づけすぎると、反対側から押された振動や筆記音も伝わりやすくなります。
二組の出入口も分けます。片方の参加者が退出するたび、もう一方の背後を横切る配置では、仕切りを置いても集中しにくくなります。扉、避難経路、消火設備、配線を塞がないことを施設管理者と確認してください。
視線は分けられても声は分けられない
高さはキャスター使用時1600mm、固定脚使用時1540mmです。着席時の視線を遮れるかは、利用者の身長、椅子の座面高、板からの距離で変わります。段ボールなどで高さと幅を再現し、両側へ座って相手がどこまで見えるかを確かめます。
商品は吸音性能を示したパネルではありません。両側で普通に話し、互いの会話がどの程度聞こえるかを、実際の人数と室内の静かさで試してください。会話内容を聞かれてはいけない面談には使わず、別の個室へ移します。
視線を完全に遮る必要がなく、少人数の短い相談を同時に進めたい場合に、この仕切り方が候補になります。
両面の成果を見比べる場面まで試す
二組の作業後に全員で結果を比較するなら、表裏を同時に見られないことが次の制約になります。この商品は両面を個別に使えますが、板面だけを回転させて向きを変える方式ではありません。発表時は参加者が反対側へ移るか、安全を確かめて本体全体の向きを変える必要があります。
一方の発表中に反対面の内容を参照したい、二組の案を横に並べて比較したい場合は、独立したボードを各組へ用意する方法が向きます。作業中は視線を分け、最後に成果を見せ合うだけなら、撮影した内容を共通画面へ映す方法でも対応できます。
導入前の試行では、書いている時間だけで終わらせず、両組の発表、正式な記録への転記、消去まで通して行います。同時作業の仕切りとして便利でも、共有段階で人や本体の移動が滞るなら、固定両面式を選ぶ利点が薄れます。
キャスターと固定脚のどちらを使うか決める
商品には移動用キャスターと固定用アジャスターの二種類の脚が付属します。高さも変わるため、置き場所だけでなく、普段の変更頻度で選びます。
毎日レイアウトを変えるなら、キャスターで使用場所と保管場所を結ぶ経路を試します。移動前にマーカー、イレーサー、マグネットを外し、板面を消してから、周囲を確認しながらフレームを押します。使用位置ではキャスターを固定し、寄りかからないよう案内します。
定位置で使うなら、固定脚で床の不陸を調整できるかを確認します。脚の交換を日常運用にするのではなく、導入時に用途を決め、変更が必要なら説明書の手順で組み替えます。
9.9kgの本体と梱包を安全に扱う
本体重量は9.9kgです。軽く見えても、幅930×高さ1600mmの面は移動時に周囲へ当たりやすいため、一人で急に向きを変えません。床の段差、マットの端、扉の幅、廊下の曲がり角を保管場所まで確認します。
梱包寸法は幅1635×奥行990×高さ75mm、梱包重量15kgです。受け取り場所から組み立て場所まで梱包状態で通せるかを確認します。組み立ては付属説明書に従い、作業面を確保して部品を立て掛けたまま放置しません。
マグネット式のペントレーは、座位と立位に合わせて位置を変えられます。移動時に付けたままにせず、マーカーやイレーサーと一緒に回収するルールにします。
両面の内容を別々に保存して消す
二組が同時に使うと、表裏に別の案件情報が残ります。会議終了時は、自分の面だけでなく両面を確認し、それぞれの担当者が撮影または正式な記録先へ転記してから消します。
板の反対側へ向ければ内容が隠れるわけではありません。次の利用者が反対面へ回り込めるため、個人情報や顧客情報を残したまま保管しないでください。片方だけ会議が続く場合も、終了した組の面は先に整理します。
マーカーの色を組ごとに分けることより、保存先と消去担当を明確にすることを優先します。両面を最後に点検する項目を会議室の退出手順へ追加します。
二組分の動作域と声の条件が合えば候補になる
一つの空間で二つの少人数打ち合わせを同時に行い、各組の記録担当が表裏へ分かれて書くなら、両面ホワイトボードパーテーションが候補になります。両側の筆記者、着席者、通路を確保し、終了後の共有方法まで決めてください。
相手の声が妨げになる、機密性が必要、両側へ動作域を取れない場合は、時間を分けるか別室を使います。条件が合う場合は、商品ページで両面の板面と二種類の脚を確認
し、実際の会議を型紙で再現しましょう。
