受付で封筒や入館証を渡すたびに低いテーブルへかがむと、短い応対でも動作が増えます。ハイカウンターなら、受付担当者と来訪者が立ったまま向かい合い、手元で受け渡せる場所を作れます。
ただし、固定された高さが全員に合うとは限りません。候補にするのは、来客側と執務側の両方に棚があるセルボ ハイカウンターです。実際の書類と動線を使い、高さ1000mmの面が短い受付業務に合うかを確かめます。
受付業務を三つに分ける
最初に、受付で行っている業務を、短い受け渡し、来訪者自身による記入、着席して行う説明に分けます。
封筒、入館証、鍵、駐車券などを一つ渡し、受領を確認して終わるなら、立ったままの短い応対にできます。一方、複数の書類へ記入してもらう手続きや、契約内容を資料で説明する場面では、必要な天板面積と滞在時間が増えます。
ハイカウンターへすべての受付業務を集めず、短い受け渡しだけを対象にします。長く書く人や立位を続けにくい人のために、低い記載台や着席できる応対場所も残します。
高さ1000mmの面で実物を渡す
固定式のカウンターは、来訪者ごとに高さを変えられません。購入前に高さ1000mmの安定した棚や台を使い、普段扱う物を実際に受け渡します。近い高さの設備がなければ、倒れない箱や作業台で一時的な面を作ります。
受付担当者側には封筒と入館証、来訪者側には普段持ち込まれるバッグを用意します。担当者が物を取り、中央へ置き、来訪者が受け取り、退出するところまで続けて試してください。
手を大きく持ち上げる、背中を曲げる、物を取るために天板へ体重を預ける人がいるなら、その人に固定高が合うとは判断できません。来訪者の体格や動作は一様ではないため、複数の担当者で試し、来訪者には別の受け渡し方法を案内できるようにします。
幅900×奥行450mmの中央を空ける
本体の外寸は幅900×奥行450×高さ1000mmです。天板と同じ大きさの紙を置き、中央を受け渡し専用の領域にします。
担当者が処理している別の書類、筆記具、内線電話などを中央へ常置すると、渡す物を置くたびに移動が必要です。来訪者の目に触れさせない書類も混ざりやすくなります。処理中の書類は執務側へ戻し、来訪者へ渡す一件だけを中央へ出します。
A4封筒やクリアファイルは、空の状態だけでなく、中身を入れた普段の厚みで試してください。奥行450mmに収まっても、来訪者側へ押し出す動作や担当者側へ戻す動作に余白がなければ、受け渡し面としては狭い可能性があります。
来客側と執務側の棚を混ぜない
このカウンターには、来客側の荷物置き用棚と、執務側の書類・備品用棚があります。棚の向きが分かれていても、用途を決めなければ物は混ざります。
来客側の棚は、応対している間だけバッグを置く場所とします。預かり場所や長時間の保管場所にはしません。執務側の棚は、未使用の封筒や筆記具など、受付で繰り返し使う備品へ割り当てます。鍵や個人情報を含む書類など、施錠が必要な物は開いた棚へ置きません。
棚板の耐荷重は15kgの等分布です。バッグ一個が範囲内でも、棚の一点へ力を集中させたり、棚へ足を掛けたりしないよう案内します。商品ページでは棚の内寸、床からの位置、荷物の落下を防ぐ縁の詳しい寸法までは確認できません。普段多いバッグが入るかを判断する前に、必要な寸法を販売元へ問い合わせます。
カウンターの前後と待機列を床へ描く
床へ幅900×奥行450mmの外形をテープで示し、来訪者と担当者が立つ場所も加えます。本体だけが置けても、人の位置や次の来訪者の待機場所が通路へ出れば、受付は混雑します。
一人が受け取って向きを変える間に、次の人が近づきすぎないかを確認します。出入口の扉、避難経路、車いすを含む通行経路を待機列で塞がない配置にしてください。書類に氏名などが見える場合は、後ろで待つ人から天板が見えにくい距離と向きも決めます。
複数台を横に並べる場合は、付属の連結金具を使える構成か、販売元へ確認します。台数を増やす前に、端から回り込む動線と担当者側の出入り口を実寸で確保します。
22kgの本体を組み立てて水平を確認する
本体重量は22kgで、利用者による組み立てが必要です。梱包は一個口で、梱包重量は25kgです。搬入経路を測り、一人で無理に持ち上げず、説明書で必要人数と手順を確認して組み立てます。六角レンチは付属しますが、プラスドライバーも必要です。
設置後はアジャスターでがたつきを調整します。アジャスターは傾斜した床を安全な設置面へ変える部品ではありません。床が大きく傾く場所や段差の上は避け、物を渡したときに本体が揺れないかを確認します。
天板の耐荷重は50kgの等分布です。この値は人が寄りかかることを認める数値ではありません。重量物を一点へ置かず、天板へ手をついて立ち上がる使い方もしないよう案内します。
受け渡しを中断する条件を担当者間でそろえる
列ができたときでも、前の来訪者の書類が天板に残ったまま次の人を呼ばないようにします。担当者は一件分を渡し終え、返却物や署名の有無を確認してから、処理中の書類を執務側へ戻します。来訪者が置いたバッグも退席時に声を掛け、来客側の棚を次の人へ空けます。
固定高で受け取りにくい人、長い記入が必要な人、内容を周囲に聞かれたくない手続きは、その場で続けず低い記載台や着席場所へ案内します。担当者全員が同じ案内先を把握し、カウンターから代替場所までの経路を塞がないことが必要です。短い受け渡しに限定する基準がない職場では、ハイカウンターを置いても滞在時間と待機列の問題は解決しません。
短い受け渡しと両側の棚が合えば候補になる
高さ1000mmの安定した面で実際の封筒や入館証を無理なく渡せて、幅900×奥行450mmの中央を一件分の受け渡しに空けられるなら、このハイカウンターを候補にできます。
導入時は、来客側の棚を一時的な荷物置き、執務側の棚を受付備品の場所として分けます。そのうえで、双方の立ち位置、待機列、退出経路を実寸で確かめてください。固定高が合わない場合や長い手続きには別の応対場所を用意すれば、立ったままの短い受付だけを滞りなく進められます。