少人数の打ち合わせへ可動式ホワイトボードを配ると、各チームが同時に書けます。一方、終了後のボードが通路や空き会議室へ分散すると、次に使う人が探し、清掃時にも動かすことになります。
この記事では、ホワイトボードを複数台収納したい総務担当者へ、必要台数、戻す場所、スタッキング時の実測、移動経路を決める順序を説明します。候補は、脚を同じ向きに重ねて水平スタッキングできるコクヨ Any way 両面ホワイトボードです。
同時に使うチーム数から台数を決める
所有台数は会議室数ではなく、同じ時間帯にボードを使うチーム数から決めます。たとえば小会議室が四室あっても、ボードを使う会議が同時に二件までなら、最初から四台必要とは限りません。
一週間から二週間、時間帯ごとの利用を記録します。チーム名、利用開始と終了、使った台数、利用場所を残し、同時利用の最大値を確認してください。予約だけで実際には使わなかった会議は、使用台数へ入れません。
常に一台の予備を持つ場合は、理由も決めます。急な来客用なのか、板面を消さずに次の会議へ回すためなのかで必要性が変わります。理由のない予備は保管場所だけを増やします。
板面一枚で足りる作業か紙で試す
この商品は両面を使えますが、各チームへ一台ずつ配る前に、一つの板面へ何を書くかを決めます。議題、意見、結論を同時に見せたいのか、付箋を貼って分類したいのかによって、必要な面積が変わります。
商品ページで確認した板面有効寸法と同じ範囲を大きな紙へ示し、普段の文字サイズで一回分の内容を書きます。狭ければ台数を増やす前に、書く項目を絞る、記録用と作業用で表裏を分ける方法も試してください。
両面は一度に二面を見せる方式ではありません。表と裏を並べて比較したい会議なら、一台の両面を使うより二台を並べる必要があり、その分だけ同時利用台数が増えます。
戻す時刻と担当者を決める
定位置を作っても、戻す時刻が曖昧だと各部屋へ残ります。会議終了時、終業前、清掃前など、業務に合う一つの区切りを決めます。利用者が戻す場合は予約終了時刻に片付け時間を含め、総務が回収する場合は回収経路と時刻を固定します。
板面を消す前に、議事録への転記や撮影が済んでいるかも確認します。機密情報や個人情報は、裏返しただけでは消去したことになりません。両面を確認し、不要な内容を消してから定位置へ戻します。
マーカーや磁石を載せたまま動かすと途中で落ちることがあります。返却前に板面とトレーを確認し、次の利用者がすぐ使える状態へそろえます。
一台分の外寸だけで保管場所を決めない
商品の主な仕様は次のとおりです。
- 外寸: 幅900×奥行630×高さ1800mm
- 板面有効寸法: 幅750×高さ1025mm
- 板面: スチール塗装の両面仕様
- フレーム: 直径28.6mmのスチール丸パイプ
- キャスター: 直径40mmのポリウレタン巻き双輪、ストッパーなし
- 付属部分: マーカートレー
- 収納方式: 水平スタッキング
- 使用できない床: クッションフロア
- 組み立て: 現地組み立て
外寸の奥行は一台を単独で置いたときの値です。商品ページには、複数台を重ねた状態の総奥行やスタッキング上限が記載されていません。一台分へ何台でも収まると考えず、奥行を単純に台数倍することもしません。
導入時はまず必要台数を同じ向きで重ね、脚やキャスターが最も外へ出た位置を測ります。その実測範囲を床へテープで示し、人が前を通り、手前の一台を引き出せる余裕も加えて定位置を確定します。導入前に総寸法が必要なら、台数を伝えて販売元へ確認してください。
高さ1800mmで移動経路を通す
保管場所から各利用場所まで、高さのある本体を立てたまま動かせる経路を選びます。最も狭い扉だけでなく、曲がり角、エレベーター入口、天井から下がる案内、照明、空調設備も確認します。
床へ本体の外寸をテープで再現するだけでは、曲がり角での向き替えまで分かりません。同程度の幅と高さの段ボールや軽い枠を使い、保管場所から最も遠い利用地点まで通してみます。人とすれ違う必要がある場所では、ボードを一時停止しても通路をふさがない退避位置も決めます。
複数台を重ねたまま一度に移動できるとは商品ページに記載されていません。配るときも戻すときも一台ずつ動かし、定位置で重ねます。
ストッパーのないキャスターは平らな床で使う
キャスターにはストッパー機能がありません。使用中と保管中のどちらも、傾斜や段差がなく、本体が自然に動かない床を選びます。クッションフロアでは使わないよう商品ページに注意があるため、設置候補の床材も確認してください。
会議中は板面へ強く寄りかかったり、本体を支えにしたりしません。移動時は周囲に人がいないことを見て、フレームを安定して持ち、ゆっくり押します。脚の片側だけを引いたり、敷居を勢いで越えたりしない運用にします。
定位置は避難経路、消火設備、分電盤、扉の開閉範囲から外します。壁際でも床が傾いている、マットの端へキャスターが乗る、人が頻繁に触れる場所なら別の候補を探します。
台ごとの返却状態を見えるようにする
同じ外観のボードを複数台使う場合は、各台を識別できる管理番号をフレームなど運用上確認できる場所へ付けます。貸出記録には利用者名だけでなく、管理番号、利用場所、返却済みかを残します。「会議室にあるはず」という記憶に頼らず、戻っていない一台を探せる状態にします。
返却時は、両面の消去、トレー上の備品、板面やキャスターの異常を確認してから返却済みにします。消してはいけない内容が残っている場合は、定位置へ重ねて保管せず、内容の管理責任者へ引き継ぎます。故障した台も正常な台の列へ戻さず、使用中止の表示と保管場所を分けます。
中央の定位置へ返す手間が原因で毎回各室へ残るなら、返却を呼びかけるだけで解決しません。回収担当を置くか、利用頻度の高い部屋へ常設する方式へ見直します。移動式を選ぶ条件は、重ねられることだけでなく、利用後に確実に戻せることです。
実測した保管範囲と平らな経路が購入条件になる
このホワイトボードを複数台の収納候補にできるのは、同時利用数が決まり、必要台数を重ねた実測範囲を通路外へ確保できる場合です。加えて、高さ1800mmの本体を一台ずつ各部屋へ運べる平らな経路と、利用後に戻す担当を決めます。
一台の外寸だけから収納効率を判断せず、導入台数での総寸法を確認できたら、Any way 両面ホワイトボードの形状と販売状態を確認すると、保管場所まで含めた運用を具体化できます。