申請書、請求書、回覧物などの薄い書類が共用机へ重なり、必要な一枚を探している総務・受付担当者には、書類を横置きの引き出しへ種類別に分ける方法があります。ただし、段数が多いだけでは分類は続きません。この記事では、14段のレターケースが合う書類量、分類名の決め方、設置場所の測り方を説明します。
先に「種類」と「処理状態」を分ける
最初に、机上にたまった書類を一週間分だけ集めます。書類名を細かく数える前に、誰が次に何をするかで分けてください。
- 担当部署へ渡す
- 内容を確認する
- 承認または押印を待つ
- 入力後にファイリングする
たとえば「請求書」という一つの種類でも、未確認と処理済みが同じ引き出しに入ると、探す手間は残ります。反対に、発生が月一枚しかない書類へ一段を割り当てると、14段を活かせません。発生頻度の低い種類はまとめ、毎日動く書類は処理状態で分けます。
分類案を紙へ書き、仮に14枠へ割り当てます。現在の書類が10分類なら、残り4枠をすぐ埋めず、繁忙期の増加や新しい帳票のために空けておくと、分類名を頻繁に変えずに済みます。
一段15mmに収める書類を決める
候補商品の引き出し内寸は、約幅240×奥行310×高さ15mmです。A4用紙は210×297mmなので平らに置け、商品説明では約310×220mmのA4クリアファイルに対応しています。
一方、高さ15mmの超浅型は、厚いバインダーや大量の保管書類を入れる場所ではありません。クリップが重なった束、マチ付きファイル、折り目が膨らんだ封筒は、紙の枚数が少なくても引っかかることがあります。実際に使うクリアファイルや最も厚い一日分の束を15mmの隙間へ通し、上面をこすらず出し入れできるか試します。
14段の内寸高さを単純に合計すると210mmですが、一段ごとに分かれているため、厚い一束をまとめて収納する使い方には置き換えられません。各分類が薄く、横へ混ざることを防ぎたい場合に段数の多さが役立ちます。
幅278×奥行335mmの置き場所を作る
本体を置く面は約幅278×奥行335mmで、占有面積は約0.093平方メートルです。A3用紙を297×420mmのまま置くと、本体の底面に近い範囲を机上で試せます。用紙の短辺から19mm狭く、長辺から85mm短い位置を目安に折り、候補位置へ置いてください。
前面には、引き出しを開けてA4書類を水平に持ち上げられる空間が必要です。モニターの台座、電話機、壁、上棚の支柱が紙の出し入れ経路へ重ならないかを、普段の着席位置から確認します。本体の高さは約345mmあるため、上棚の下へ置く場合は、棚下面までの高さも測ります。
14段レターケースの仕様を確認する
LCE-14Sの14段レターケースは、薄いA4書類を細かく分けるための卓上収納です。主な仕様は次のとおりです。
- 本体外寸: 約幅278×奥行335×高さ345mm
- 引き出し内寸: 約幅240×奥行310×高さ15mm
- 引き出し: 超浅型14段
- 本体重量: 約3.1kg
- 材質: 本体はポリプロピレン、引き出しはスチロール樹脂
- 付属品: 分類用インデックスラベル、滑り止め用ゴム脚
天板には段差があり、書類やペンが落ちにくい形状です。ただし、天板へ未分類の書類を積むと、新しい山ができるだけです。受け取った人がその場で該当段へ入れられる位置へ置き、天板は一時置き場にしないルールを決めます。
ラベルには「中身」と「次の担当」を書く
ラベルを「その他」「一時保管」のような広い名前にすると、判断を後回しにした書類が集まります。「請求書・経理確認」「申請書・部長承認」のように、中身と次の担当を組み合わせてください。担当が段を見ただけで次の行動を判断できます。
さらに、回収時刻または確認する曜日を決めます。引き出しが満杯になったときだけ取り出す運用では、処理期限より収納量が基準になります。毎日動く分類は終業前、発生が少ない分類は週に一度というように、書類の期限に合わせて回収します。
二週間試し、同じ段が繰り返し詰まるなら、その種類を二段へ増やす前に処理頻度を見直します。ほとんど使わない段は統合し、実際の流れに合わせてラベルを変更します。
処理中の書類と保管書類を混ぜない
このレターケースに向くのは、次の担当へ渡すまでの短期的な仕分けです。処理が終わった書類を同じ段へ戻すと、未処理と処理済みを外見だけで区別できなくなります。入力や承認が終わった時点で、所定のファイルや書庫へ移すところまでを一つの流れにしてください。
処理途中で差し戻す書類も、元の種類へ黙って戻すと担当者が再処理に気づきません。差し戻し先を別の段にするか、担当者へ直接通知するかを決めます。レターケースは所在を分ける道具であり、期限や作業履歴を自動で管理するものではないため、締切のある案件は別の管理表や業務システムと結び付けます。
引き出しがいっぱいになったときに、別の段や天板へ一時退避する運用も避けます。満杯は収納不足だけでなく、回収の遅れや担当不在を示す合図です。あふれた書類の置き場を増やす前に、該当する担当へ知らせ、処理が止まった理由を確認します。
見えてよい書類だけを入れる
引き出しの前面から分類名が分かり、共用机で複数の人が出し入れする使い方では、閲覧できる人を細かく制限できません。個人情報、契約情報、人事関係など、担当者以外に見せられない書類は、引き出しへ収まるかとは別にアクセス権を確認します。施錠が必要なら、本商品を保管庫の代わりにせず、鍵付き収納や入室を制限した場所を選んでください。
分類ラベルにも、来客や他部署の人が見てよい情報だけを記載します。案件名や個人名を表示しなくても運用できるよう、部署名と処理段階、または台帳と対応する管理記号を使う方法があります。探しやすさを上げる表示と、内容を知らせすぎない表示の境界を、設置場所に入れる人の範囲から決めます。
14段が合うのは薄い書類を共用で回す職場
このレターケースを候補にできる条件は、A4クリアファイル程度の薄い書類を複数種類に分けたいことと、共用机に本体と前面の出し入れ空間を確保できることです。厚い案件ファイルを長期保管したい場合は、浅い段数を増やすより、ファイルを立てられる書庫や棚を検討します。
条件に合う場合は、14段の引き出し構造と外寸を商品ページで確認すると、現在の分類案を置き換えられるか判断できます。