電話やオンライン会議が多い席の近くへ共用シュレッダーを置くと、機密書類をすぐ処理できます。一方で、カタログに「静音」とあっても、紙を細断する音が受話器やマイクへどう入るかまでは分かりません。
この記事では、シュレッダーの騒音値をどう読み、電話応対を妨げにくい設置場所をどう試すかを説明します。候補にするのは、空転時騒音約40dBと記載されたGBC スーパーサイレントシュレッダ クロス GSHM3525Xです。
約40dBは紙を細断したときの値ではない
商品ページに記載されている約40dBは、空転時の騒音値です。紙が刃を通る音や、束の厚さによる変化まで含む値とは読めません。そのため、「40dBなら電話の横へ置ける」と数値だけで結論を出さないことが重要です。
騒音値は、音への配慮がない機種を候補から外す材料にはなります。ただし、最終判断では、実際に処理する紙を投入した状態を確認します。比較するときはスマートフォンの簡易測定値だけに頼らず、電話を受ける人が相手の声を聞き取れるか、通話相手へ細断音が伝わるかを確かめてください。
先に静かな場所と音を出せる場所を分ける
机の横へ置く前に、電話応対席、Web会議席、集中作業席を平面図へ印を付けます。次に、シュレッダーを置ける候補を二か所以上選びます。電話席の真横だけでなく、複合機の近くや収納列の端など、紙を持って行けて通路を塞がない場所も含めます。
候補位置ごとに、電話席との間へパーテーションや書庫があるか、扉で区切れるかも記録します。同じ距離でも、受話器を使う席とパソコンの内蔵マイクを使う席では拾う音が異なります。距離だけの基準を全席へ当てはめず、実際の通話方法ごとに試験する場所を決めます。
二人で通話と細断を同時に試す
設置試験では、一人が普段どおり電話またはWeb会議へ参加し、もう一人が候補位置で紙を細断します。最初は一枚、次に日常で扱う束を投入し、空転時と細断時を分けて確認します。
電話側では、次の三者の聞こえ方を記録します。
- 席にいる本人が、相手の声を聞き取れるか
- 通話相手に、細断音が繰り返し届くか
- 隣席の人が、会話や作業を止めるほど気になるか
一つでも支障が出たら、使用時間を制限する前に、候補位置を一段遠ざけて同じ試験をします。扉の開閉、Web会議のマイク設定、紙の枚数を途中で変えず、置き場所だけを変えると差を比べやすくなります。
「聞こえた」だけで不採用にする必要はありません。相手の言葉を聞き返した、マイクの自動調整で声が途切れた、隣席が会話を止めたなど、仕事への影響が起きたかを判定条件にします。
本体仕様を処理量と設置場所へ当てはめる
GSHM3525Xの商品ページで確認できる主な仕様は次のとおりです。
- 本体外寸: 幅377×奥行282×高さ540mm
- 重量: 10.1kg
- 空転時騒音: 約40dB
- 対応用紙幅: A4、220mm
- 定格細断枚数: 15枚
- 最大細断枚数: 17枚
- 定格連続運転時間: 10分
- 細断方式: 4×38mmのクロスカット
- 細断速度: 毎分1.7m
- ダストボックス容量: 25L
- 消費電力: 230W
日常運用は最大17枚ではなく、定格15枚を基準にします。一度に持ち込む紙の束と、処理が何分続くかを三日ほど記録し、連続10分に近づかないか確認してください。電話が少ない時間へまとめて処理すると、一回の束が大きくなり、静音性より連続運転能力が先に不足する場合があります。
25Lの容量から、ごみ捨て周期を日数だけで決めることはできません。紙質や細断くずの偏りでたまり方が変わるため、導入後の最初の一週間は、何回使った時点で確認窓のどこまで達したかを記録します。
幅と奥行に投入・ごみ捨ての動作域を足す
床へ本体外寸と同じ377×282mmの長方形をテープで作り、高さ540mmの箱を置いて候補位置を再現します。本体が長方形へ収まるだけでなく、A4用紙を上から入れる手と紙の経路を確保します。
商品画像では前面にダストボックスの確認窓があります。ごみを捨てる際の開閉方向や、袋を取り付ける手順は、商品画像と取扱説明書で確認してください。壁や書庫へ寄せる場合も、投入口、操作部、ダストボックスを扱うために必要な側を塞がないようにします。
10.1kgの本体を使うたびに持ち上げる運用にはせず、通常の設置位置を決めます。電源コードを電話席へ近づけるために通路へ横切らせないこと、キャスターがある場合は使用中に意図せず動かない床であることも現場で確かめます。
音の試験とは別に廃棄ルールを照合する
候補商品の細断寸法は4×38mmです。この寸法だけで、社内のあらゆる機密書類を処理できるとは判断できません。顧客情報、契約書、保存期限を過ぎた帳票などについて、社内の文書管理規程や情報セキュリティ規程でシュレッダー処理が認められているか確認します。
商品ページではCD、DVD、カード、10・11号のステープル針にも対応すると案内されています。ただし、紙と同じ投入口や同じ手順で処理できるとは限りません。対応する投入口、分別、禁止物は取扱説明書で確認し、不明な原本を本体の上へ仮置きしない運用にします。
通話中の停止合図と書類の待機場所を決める
試験で問題がなくても、重要な電話や参加人数の多い会議では細断音が支障になることがあります。電話席から見える位置へ使用中止の合図を出せるようにし、合図が出たら投入途中で紙を追加せず、機械が止まってから離れる手順を決めます。通話する人が毎回席を立って注意しに行く運用にはしません。
停止中の書類を本体の上や共用棚へ積むと、内容の露出や取り違えにつながります。持ち込んだ人が元の管理場所へ戻すか、施錠できる専用容器へ入れるかを文書区分ごとに定めます。静かな時間帯まで保留する場合も、未処理書類の所在と責任者が分かる状態を保ってください。
異音や自動停止を静音性の問題だけにしない
普段より大きな音、紙の進み方の変化、オーバーヒートによる停止が起きたときは、席への影響だけを見て場所を移さず、追加投入を止めます。紙詰まりの除去や再開条件は取扱説明書に従い、投入口へ手や工具を入れません。
異常の内容と使用停止を本体へ表示し、管理担当者へ引き継ぎます。点検後に再開するときは、少量の紙で作動を確認し、電話席でも以前と音が変わっていないか確かめると、故障の兆候を「少しうるさくなっただけ」と見過ごしにくくなります。
細断中も通話を続けられる距離なら候補にできる
実際の紙を細断しても電話やWeb会議の聞き取りに支障がなく、普段の束が定格15枚と連続10分の範囲に収まるなら、この商品を電話応対席付近の共用機として検討できます。支障が出る場合は静音という表示だけで押し切らず、設置位置を遠ざけるか、扉で区切れる場所を選んでください。
条件が合う場合は、GSHM3525Xの商品画像と現在の仕様を確認すると、型紙で再現する向きや操作部の位置を判断しやすくなります。