受付で書類の内容や手続きの流れを説明するとき、来客と担当者が立ったままでは、資料を広げる場所が足りなくなることがあります。短い入館受付と、資料を見ながら行う説明は、同じカウンターで処理する必要はありません。
双方が椅子に座る場所を作るなら、セルボ ローカウンターのような着座用カウンターが候補です。天板だけでなく、来客側と担当者側の椅子、出入り、待つ人の経路まで実寸で再現してから設置可否を判断します。
着座へ切り替える受付業務を分ける
最初に、現在の受付業務を時間ではなく、机上で行う動作によって分けます。訪問先の確認や入館証の受け渡しだけなら、立位の受付で完了できる場合があります。一方、次の動作が重なるなら、座って使う説明席を分ける意味があります。
- 複数ページの資料を順番に示す
- 来客が申込書や確認書へ記入する
- 担当者がノートパソコンの画面を見ながら説明する
- 来客から書類を受け取り、その場で不足を確認する
受付前に人が並ぶ場所へ説明席を置くと、着座中の一組が後続の受付を止めます。短い受付を行う場所と、着座して説明する場所を隣接させる場合も、待つ人がどちらへ進むか分かる配置にしてください。
幅1400×奥行590mmを実物の資料で埋める
セルボの天板は幅1400×奥行590mmです。同じ大きさの紙やテープで天板面を再現し、実際の業務で使う物を置きます。空の天板を見て広さを判断せず、最も物が増える説明場面を使うのが要点です。
担当者側へノートパソコンを置き、来客側へA4書類を縦向きに置くなら、それぞれを使う奥行が中央で重ならないかを確かめます。A4用紙の長辺は297mmなので、奥行590mmの中央まで使うと、向かい側の機器や資料と接触しやすくなります。用紙の上端を中央へ寄せる必要があるか、パソコンを横へずらせるかを実物で試してください。
幅方向には、説明中の資料、記入前の用紙、記入済みの用紙を分けて置きます。書類を横へ重ねて逃がす運用ではなく、一つの説明が始まってから終わるまで同じ面で処理できるかを確認します。
高さ700mmは使う椅子と組み合わせて試す
カウンターの高さは700mmで固定です。既存の会議テーブルが同じ高さに近ければ、来客用と担当者用に予定している椅子を向かい合わせ、普段の資料を使って説明を再現します。
確認するのは、座った姿勢で文字を書けるかだけではありません。来客が椅子へ座るときに膝や肘をぶつけないか、担当者が画面を見せるために体を大きく乗り出さないか、書類を手渡す位置へ届くかも見ます。
座面高や肘掛けの形が異なる椅子へ後から替えると、同じカウンターでも姿勢と収納位置が変わります。購入予定の椅子が未定なら、カウンターだけを先に決めず、組み合わせる椅子の候補を用意して同時に試しましょう。
本体の外側へ椅子の動作域を加える
本体の床面は、1.4m×0.59m=0.826平方メートルです。しかし、実際の受付席はこの範囲だけでは完成しません。来客側と担当者側の両方へ、椅子を引き、立ち上がり、横へ抜けるための範囲を加えます。
設置予定地の床へ本体の輪郭を示し、既存の椅子を両側へ置いて、次の順で動きます。
- 来客が受付から説明席へ移動する
- 担当者が先に座っていても来客が自席へ入る
- 来客がバッグを持ったまま椅子を引く
- 説明中に後ろの通路を別の人が通る
- 説明後に来客が受付の出口へ進む
壁から本体までの距離だけを測ると、椅子を引いた位置を見落とします。扉、待合席、パンフレット棚などが近い場合は、通常どおり使える状態のままテストしてください。
書類と画面を後ろから見られない向きにする
来客の氏名や連絡先がある書類、担当者の画面を扱う場合は、待っている人の立ち位置から天板を見ます。カウンターを入口へ正対させると、説明を受けている来客の背後から書類や画面が視界に入ることがあります。
本体の向きを変え、待機位置から書類面が直接見えない配置を試します。卓上の仕切りを使う場合は、置いた後も資料と腕が天板へ収まるかを再確認します。仕切りがあることだけで内容を隠せるとは決めず、実際に待つ位置から見え方を確認してください。
説明が終わった書類は、次の来客の前に天板から移します。未記入、説明中、処理済みの置き場所を分ければ、幅を広く取った天板が書類の一時置き場へ変わるのを防げます。
セルボ ローカウンターの仕様を照合する
セルボ ローカウンターについて、商品ページで確認できる主な仕様は次のとおりです。
- 外寸: 幅1400×奥行590×高さ700mm
- 重量: 20kg
- 天板耐荷重: 50kg、等分布
- 天板: メラミン樹脂化粧板、フラッシュハニカム構造
- 本体: 強化紙化粧板、パーティクルボード
- アジャスター: ABS樹脂
- カラー: ホワイト、ナチュラル、ダークブラウン
- 組み立て: 購入者による組み立て
天板耐荷重は、物を均等に載せた場合の値です。来客や担当者が立ち上がるときに体重を預けるための数値とは読み替えません。筆記具や資料を落としたときに拾えるよう、天板下や脚元を収納場所として埋めない運用にします。
アジャスターは接地のがたつきを調整する部品です。設置後に天板の四隅を軽く押して接地を確認し、清掃後に本体を動かした場合は再確認します。
配線用スリットから先の経路を決める
現行の商品ページには配線用スリットがあると記載されています。ただし、スリットへコードを通せることと、電源まで安全に配線できることは別です。担当者側のノートパソコンやモニターを常設するなら、カウンター下から壁のコンセントまでの経路を施設管理者と確認します。
来客側の足元、椅子を引く範囲、担当者が出入りする端部へコードを露出させません。カウンターを動かしたときにコードが引かれる構成にもせず、清掃後はスリット周辺の挟み込みを確認します。安全な経路を作れない場合は、充電済み端末だけを使う運用か、床・壁側に配線設備がある別の位置を選びます。
説明席を一件ごとにリセットする
着座での説明が終わったら、処理済み書類を回収し、画面を次の来客へ見せない状態にしてから次の人を案内します。筆記具や案内資料だけを定位置へ戻し、前の来客のメモや忘れ物が残っていないかを担当者が確認します。
担当者交代時も、天板が空いていることだけで引き継ぎ完了とせず、未処理書類と説明中の案件を別の管理場所で照合します。ローカウンターを待合用の荷物置きや社内書類の仮置きへ転用しないことで、座って説明する場所を必要なときに使える状態へ保てます。
資料面と両側の動作域が取れれば候補にする
このローカウンターを候補にできるのは、実際の資料とノートパソコンを同時に置いて説明を完了でき、来客側と担当者側の両方で椅子を引いて出入りできる場合です。
二つの条件を仮設で確認できたら、セルボの3色と天板形状を商品画像で確認すると、受付で座って接客する場所として比較できます。