来訪受付をタブレットにすると、紙の受付票を渡して回収する作業は減らせます。一方、端末をカウンターへ平置きしただけでは、来訪者が画面をのぞき込み、入力が終わるたびにスタッフが端末を持ち替えることになります。
この記事では、受付で来訪者にタブレットへ入力してもらいたい担当者へ、置き場所、端末の適合、画面の向き、固定方法、配線の決め方を説明します。
候補は、タブレットスタンド 卓上タイプ RFTS-Tです。7.9～11インチの端末に対応し、画面を360度回転させ、見やすい角度へ調節できます。
受付の流れを「案内・入力・確認」に分ける
スタンドを置く前に、来訪者とスタッフのどちらが画面を操作するかを場面ごとに決めます。
- 案内: スタッフが受付画面を表示する
- 入力: 来訪者が氏名や訪問先を入力する
- 確認: スタッフが入力結果を確認し、受付を完了する
3場面で端末を手渡す運用なら、落下や充電ケーブルの抜けが起こりやすくなります。画面を回転できるスタンドなら、本体を持ち上げず、カウンター上で表示面だけを相手側へ向けられます。
ただし、来訪者だけで受付を完了できるシステムでは、毎回スタッフ側へ画面を戻す必要はありません。その場合は回転機能よりも、端末を一定の位置へ固定できることを優先します。
幅160×奥行230mmの設置面を先に確保する
RFTS-Tの本体寸法は幅160×奥行230×高さ415mmです。受付カウンターへ置けるかは、幅160mmだけでなく、来訪者側からスタッフ側へ230mmの奥行を取れるかで判断します。
設置予定の場所へ160×230mmの紙を置き、次のものと重ならないか確認してください。
- 書類を受け渡す範囲
- ペン立てや呼び鈴
- カウンターの縁や配線孔
- 来訪者がバッグや書類を置く範囲
入力中に肘を置く場所も必要です。本体の設置面だけを空けるのではなく、実際の入力画面を表示し、来訪者側に立って操作できる位置を決めます。
インチ数だけでなくケースを付けた状態で確認する
対応サイズは7.9～11インチ、耐荷重は1kgです。インチ数は画面の対角線を示すため、同じインチ表記でも端末本体の縦横寸法や厚さは異なります。
ケースを付けて使う場合は、ケース込みの外形寸法と重量で適合を確認します。ホルダーが電源ボタン、音量ボタン、カメラ、充電端子に重ならないかも、購入前に商品ページの画像と端末を照合してください。
11インチ以下でも、ケース込みで1kgを超える端末は耐荷重の範囲外です。反対に画面が7.9インチ未満なら、軽くても対応サイズには含まれません。
画面を回したときの見え方を受付画面で試す
スタンドは360度回転と角度調節に対応します。受付では、入力時に来訪者側へ向け、内容確認時にスタッフ側へ戻す使い方ができます。
確認すべきなのは回転できることだけではありません。端末の自動回転を有効にしたままだと、スタンドを動かした際に縦表示と横表示が切り替わる場合があります。受付システムを縦横どちらで使うか決め、必要なら端末側で画面方向を固定します。
照明や窓が画面へ映り込む場合は、角度を変えた両側から文字と入力欄が読めるか試します。スタッフ側では読めても、来訪者側へ180度回したときに反射することがあるため、実際の設置時間帯に確認してください。
移動させるか、ねじで固定するかを決める
本体重量は2.5kgで、商品ページにはロック機能があり、必要に応じて天板や床面などへねじで固定できると記載されています。
営業時間だけ出して閉館後に保管するなら、持ち運ぶ経路と保管場所を先に決めます。常設するなら、カウンターへ穴を開けられるかを施設管理者へ確認し、天板内部の配線や金具と干渉しない固定位置を選びます。
ねじ固定の可否を確認せずに「盗難防止」の目的だけで選ばないでください。どの部分をどう施錠するロックなのか、固定に必要なねじや施工条件は、購入前に販売元へ確認する必要があります。端末側のパスコード、受付アプリ以外を開けない設定、閉館時の保管も組み合わせます。
充電ケーブルを回転の邪魔にしない
充電ケーブルは支柱パイプ内へ収納できます。カウンター上をケーブルが横切りにくくなる一方、電源までの経路は別に確保しなければなりません。
端末をスタッフ側と来訪者側へ数回回し、ケーブルが引っ張られない長さを残します。余ったケーブルを入力面へ垂らさず、カウンターの背面や配線孔へ導きます。端末の充電端子がホルダーで塞がれないことも、ケースを付けた状態で確認してください。
RFTS-Tの仕様
- 商品番号: 489691
- 品番: RFTS-T
- 本体寸法: 幅160×奥行230×高さ415mm
- 本体重量: 2.5kg
- 耐荷重: 1kg
- 対応サイズ: 7.9～11インチ
- 材質: スチール、樹脂
- 機能: 360度回転、角度調節、ロック機能、支柱内への充電ケーブル収納
- 固定方法: 卓上設置、必要に応じて天板や床面などへねじ固定
- 組み立て: 六角レンチ付属、別途プラスドライバーが必要
- 組み立て時間の目安: 2人で約10分
- カラー: ブラック、ホワイト
入力後の個人情報を画面に残さない
来訪者が入力を終えた後、前の人の氏名や訪問先が画面に残る受付システムは避けます。送信後に初期画面へ戻るか、一定時間で入力内容が消えるかを実機で確認してください。
スタンドを180度回してスタッフが内容を確認する運用では、待っている次の来訪者から画面が見えない位置に設置します。のぞき見防止フィルターを付ける場合は、来訪者側とスタッフ側の両方から必要な範囲が読めるか、角度調節後に試します。
共有端末では画面に触れる人数も増えます。清掃方法は端末メーカーの指示に従い、清掃中にスタンドへ過度な力をかけない運用を決めます。
実機テストは来訪者役とスタッフ役で行う
設置前に、来訪者役とスタッフ役の2人で一連の受付を試します。入口からスタンドに気づけるか、画面をどちらへ回すか迷わないか、氏名を入力するときに本体が動かないかを確認します。
入力できない人と端末トラブルの代替手順を残す
タブレット受付を導入しても、すべての来訪者が同じ画面を操作できるとは限りません。文字が読みにくい、ソフトウェアキーボードを操作しにくい、表示言語が合わないといった場合に、スタッフがどこまで代行入力するかを決めます。
スタンドの角度を変えても操作が難しい場合に備え、口頭受付や紙の受付票など、受付を止めない代替手順を用意してください。充電切れ、通信不良、アプリ停止のときも同様です。代替手順で受け取った情報を後から誰が登録し、紙をどう処理するかまで決めると、端末の導入と受付業務を切り分けられます。
選定を分けるのは、ケース込みの端末がホルダーと耐荷重に適合するか、来訪者とスタッフの両側から個人情報を周囲に見せず操作できるかの二点です。