会議室の変更、フロア案内、来訪者へのお知らせを受付へ掲示するたびに、紙を印刷して差し替えていないでしょうか。一度に伝えたい内容が複数あるなら、一枚の紙へ詰め込むのではなく、画面で順番に表示する方法があります。
この記事では、受付用のデジタルサイネージを検討する総務担当者へ、表示内容の絞り方、32型スタンドの設置面、USBメモリによる更新と再生テストを説明します。
候補は、PLUS いますぐサイネージ32型ディスプレイ・スタンドセットです。パソコンを常時つながず、対応ファイルを入れたUSBメモリから再生できます。
いますぐサイネージ32型セットの仕様
- 商品番号: VI-SNG-32-ST
- 本体サイズ: 幅444×奥行609×高さ1290mm
- 重量: 17.6kg（ディスプレイは7kg）
- ディスプレイ: 32V型
- 最大解像度: 1920×1080画素
- 設置方向: 縦置き、横置き
- 再生方法: 簡易メディアプレイヤー内蔵、USBメモリ挿入口あり
- 対応ファイル: jpg、jpeg、mp3、mp4、ts
- 動画再生: フルHD（1080p）まで
- スタンド本体: スチール
- 組み立て: お客様組立品
- 付属品: テンプレート入りUSBメモリ
紙の差し替え回数ではなく表示する内容を数える
最初に、受付で同じ時間帯に見せたい内容を洗い出します。たとえば、本日の会議、受付方法、フロア案内の三つです。来訪者が次に取る行動が異なる内容だけを分け、社内向け連絡や詳しい注意事項まで画面へ詰め込みません。
各案内は、受付へ近づく短い時間で要点を読み取れる一画面にします。複数の画面を順番に出す場合は、一周するまで待たなければ目的の案内を見られないため、表示数を増やすほどよいとは限りません。
紙の掲示を一週間記録し、何種類を何回差し替えたか、同時に何枚を掲示したかを数えてください。一枚を長期間掲示するだけなら、既存の案内スタンドのほうが更新も確認も単純です。
幅444×奥行609mmを床へ写す
スタンドを含む本体サイズは、幅444×奥行609×高さ1290mmです。画面の幅だけで置き場所を決めず、床へ幅444×奥行609mmの輪郭をテープで示します。
入口扉、受付カウンター、待合椅子の間に輪郭を置き、来訪者役が入口から受付まで歩きます。輪郭を避けて進路が曲がる場所、扉の開閉範囲へ入る場所、荷物や台車が触れる場所は候補から外してください。避難経路や施設内の通路幅は、建物の管理基準を優先します。
本体重量は17.6kgです。重量だけを根拠に転倒しないとは判断できません。水平な床へ置き、組み立て方法と設置上の注意は販売元の説明に従います。人が画面へ触れる受付では、接触しやすい向きも設置後に確認してください。
縦置きと横置きは案内の種類で決める
32V型ディスプレイは縦置きと横置きに対応します。縦向きは、上から見出し、行き先、受付方法を並べる表示に向きます。横向きは、左右の方向や横長のフロア図を見せやすくなります。
向きを決める前に、実際の案内を縦用と横用で一つずつ作り、入口から近づいたときに最初に必要な情報へ気づけるか比べます。画面の向きを変えただけでは、横用の内容が縦で読みやすくなるわけではありません。採用した向きに合わせて配置を作り直します。
ディスプレイの最大解像度は1920×1080画素です。ただし、解像度が合っていても、文字が小さい、背景と文字の差が弱い、情報を詰めすぎている場合は受付案内として読みにくくなります。画面上の見た目ではなく、来訪者が歩く位置から確認します。
USBへ入れる前に対応ファイルをそろえる
内蔵メディアプレイヤーが対応するファイルは次のとおりです。
- 静止画: jpg、jpeg
- 音楽: mp3
- 動画: mp4、ts
- 動画の再生: フルHD（1080p）まで
受付で静止画だけを使うなら、作成した案内をjpgまたはjpegへ書き出します。PowerPointなどの編集用ファイルをそのまま入れて再生できるとは限りません。編集用の原本と、サイネージへ入れる再生用ファイルを分けて保管してください。
動画を使う場合も、拡張子だけで再生可否を決めません。同じmp4でも作成条件によって再生できない可能性があるため、本番で使うファイルを実機で最後まで再生します。音声は受付の会話を妨げることがあるので、必要性と音量を現地で判断します。
表示順と一周の時間を本番ファイルで試す
USBメモリへ入れるファイル名と表示順を、担当者が追える形でそろえます。更新した後は、先頭だけを見て完了にせず、全案内が一周するまで確認します。
確認するのは、ファイルの抜け、古い案内の残り、縦横の崩れ、動画の停止、意図した順番です。会議名や日時を含む案内は、別の担当者が内容も照合します。
来訪者役は入口から画面へ近づき、自分に必要な案内が出るまで待ちます。待ち時間が長い場合は、各画面の表示時間だけを短くする前に、案内数を減らします。常に見せる必要がある受付方法は、画面とは別の固定表示へ分ける選択もあります。
更新用USBメモリと原本の管理場所を決める
この商品にはテンプレート入りUSBメモリが付属します。導入後は、誰が案内を作り、誰がUSBメモリを更新し、誰が画面で確認するかを決めます。一本のUSBメモリだけを持ち回るなら、使用後に戻す保管場所も必要です。
公開前の原本、現在表示中の再生ファイル、終了した案内を別フォルダへ分けると、古いファイルを再び表示する事故を減らせます。更新日と担当者を記録し、受付の表示内容と保管中の最新版が一致する状態を保ちます。
ネットワーク経由の更新機能も商品ページで案内されていますが、社内ネットワークへ接続する場合は、同梱ソフトウェアの動作環境、接続方法、情報システム部門の運用基準を別途確認してください。まずUSBメモリで更新する運用を試し、担当者と確認手順を固めると判断しやすくなります。
公開してよい情報だけを再生用へ書き出す
受付画面は、来訪者だけでなく通行する人からも見えます。会議名へ顧客名や案件名をそのまま入れる前に、社内の来訪者表示ルールを確認します。編集用の原本に非公開情報があっても、再生用ファイルへ書き出す段階で削除できる承認手順を設けます。
USBメモリには再生に必要なファイルだけを入れ、社内資料の原本や別会議のデータを同居させません。紛失した場合の連絡先を決め、私物のUSBメモリで更新しない運用にします。画面に表示されていないファイルも、メモリ内に残っていれば持ち出し時の対象になります。
会議変更や臨時案内には終了時刻を設定し、撤去担当を決めます。古い案内が一周の途中に残っていると、来訪者を誤った部屋へ誘導します。更新直後だけでなく、案内の終了時にも現在の再生内容を確認してください。
再生できないときの固定案内を残す
USBメモリを認識しない、動画だけ止まる、画面の電源が入らない場合に、受付方法まで見えなくなる構成は避けます。内線番号や受付担当の呼び出し方法など常時必要な情報は、画面とは別の固定表示へ残します。
不具合時はファイルをその場で何度も作り直す前に、前回確認済みの静止画が再生できるかを試し、メモリ側と新しいファイル側を切り分けます。復旧担当と連絡先を決め、来訪者の前で端子の抜き差しを続けない手順にします。
設置面と一周再生を確認できるなら候補にする
受付へ幅444×奥行609mmの床面を確保でき、本番用USBメモリの全ファイルを一周再生して確認する担当者を決められるなら、この32型サイネージを候補にできます。
この二つを実行できる場合は、PLUS いますぐサイネージ32型セットの縦横表示と対応ファイルを確認すると、受付での運用を具体化できます。