製品カタログや法令集のような厚い冊子を共用棚から机まで運び、確認後に戻す作業は、参照回数が増えるほど負担になります。収納場所のそばで冊子を開ければ移動を減らせますが、一般的なファイルワゴンの上面が閲覧台になるとは限りません。
候補は、天板付き高耐荷重ブックラックワゴンです。この記事では、保管する冊子の重量、天板で行う作業、移動経路を分けて確認します。
一週間に参照する重い冊子だけを集める
最初に、共用棚から持ち出した冊子を一週間記録します。背表紙の題名、使用回数、重量、開いた状態の幅と奥行を測り、毎週使う物と長期保管する物を分けてください。
使用頻度が低い保存資料までワゴンへ移すと、必要な一冊を抜く空間がなくなります。部署全体の蔵書を移すのではなく、机まで運ぶ回数を減らしたい冊子へ絞ることが先です。
棚板1枚40kgへ背表紙の幅ではなく重量を合わせる
候補商品の棚板耐荷重は一枚あたり40kgです。冊数だけでは判断せず、置く予定の冊子をまとまりごとに量ります。上下二段がそれぞれ40kg以内でも、天板を含む総耐荷重100kgを超えないようにします。
棚は45度傾斜したV字型で、左右から出し入れできます。左右へ同じ重量を載せる仕様とは書かれていないため、片側へ重い冊子を集中させず、実際の並べ方を販売元へ確認します。付属のブックエンドは一段に二枚です。冊子を抜いた後も隣の本が倒れない位置へ置き、戻す空きを残してください。
天板20kgは保管場所ではなく閲覧作業へ使う
天板の耐荷重は20kgです。冊子を積み上げる場所にすると、開く面がなくなり、未処理資料の仮置き場になります。天板には「今見ている一冊」と、必要ならメモ用紙だけを置く運用にします。
候補商品の天板は幅590×奥行350mmの本体上部にあります。普段開くカタログを実測し、見開きが天板からどの程度出るか確かめます。外寸だけでは有効な平面や縁の形状が分からないため、商品画像を確認し、必要なら販売元へ天板の有効寸法を問い合わせてください。
パソコンを常設して閲覧台と兼用する場合は、配線、機器の接地面、落下防止が別に必要です。本記事の使い方は、紙の冊子を一時的に開く場所に限定します。
高さ1130mmで読む姿勢を実寸で試す
本体の高さは1130mmです。立って短時間確認する使い方の候補になりますが、利用者の身長だけで適否は決まりません。同じ高さの箱や台を用意し、最も重い冊子を開いて、本文を読める角度とページを押さえる手の位置を試します。
長時間の筆記や精密作業へ使う机ではありません。前かがみになる、肘を置けない、冊子が天板から大きくはみ出す場合は、ワゴン上での閲覧を短い確認に限定し、着席できる机へ移す基準を決めます。
幅590×奥行350mmへ移動経路を足す
設置面は幅590×奥行350mm、重量は12.8kgです。床へ外寸を示し、通路、扉、机の角、床の段差を確認します。キャスターは四個で、そのうち二個にストッパーがあります。
「動かせる」ことと、冊子を満載したまま安全に運べることは別です。移動前に天板上の冊子を棚へ戻し、両手でワゴンを扱える状態にします。敷居や配線カバーを越える経路、傾斜した床、エレベーターでの移動可否は、実際の積載量を想定して管理担当者が判断してください。
通常位置へ戻したら、二つのストッパーに手が届く向きで固定します。左右から資料を取る配置では、両側の利用者が通路へ背中を出さずに立てるかも確認します。
収納と閲覧の担当を分けない
資料の戻し先が曖昧だと、天板に冊子が積まれます。棚の上段と下段、左右を部署、案件、年度など一つの分類軸で分け、背表紙を読める向きへそろえます。
一冊を開いた人が、確認後に同じ区画へ戻すところまでを一つの作業にします。ワゴンを別室へ動かした場合も、使用者が通常位置へ戻してストッパーをかけます。収納担当と閲覧担当を分けないほうが、仮置きを減らせます。
改訂版と持ち出し中の資料を見分ける
製品カタログや法令集は、同じ題名でも改訂時期が異なる場合があります。新しい冊子を追加するときは旧版を同じ棚へ戻さず、現行版として使うものを管理担当が確認します。旧版を保存する必要がある場合は閲覧用と区画を分け、表紙を開かなくても区別できる表示を付けます。
誰かが机へ持ち出した冊子の空きへ別の資料を詰めると、返却場所がなくなります。持ち出しを認める場合は、題名、利用者、戻す区画が分かる仮カードを残します。閉室時には天板が空で、持ち出し中の資料とストッパーを確認します。資料が戻らない状態や天板への積み上げが続くなら、移動回数より所在管理を優先し、貸出台帳や固定棚へ戻す判断が必要です。
冊子の重量と天板上の開き方が合えば候補になる
頻繁に参照する冊子を棚板荷重内へ収め、天板上で一冊を安全に開けるなら、このワゴンは机まで運ぶ回数を減らす候補になります。天板へ積み上げる運用になる場合や、満載状態で段差を越えて移動する場合は使い方を見直してください。
条件が合う場合は、高耐荷重ブックラックワゴンの棚と天板を確認すると、冊子の並べ方と閲覧位置を具体化できます。