オフィスの共有電話を特定の人のデスクへ置くと、その人だけ机上が狭くなり、不在時にはほかの人が受話器を取りにくくなります。共有電話には、担当者の私物や書類と混ざらない専用の置き場所を作る方法があります。
この記事では、オフィスの電話の置き場所に困っている総務・管理担当者へ、受電する人の動線、電話台の設置面、電話機と付属品の寸法を確かめる方法を説明します。
候補にするのは、床へ独立して置ける電話台 RFTC-3573です。クランプで個人デスクへ固定するタイプではないため、受付の内側や二つのデスクの間などに共有電話の定位置を作りたい場合に向きます。
先に「誰が取る電話か」を決める
電話台を置く場所は、空いている隙間だけで決めません。通常時に受電する人と、その人が不在のときに代わって取る人を決め、両者が椅子を大きく動かさずに近づける位置を探します。
受付電話なら、来訪者から電話機の表示やメモが見えない内側に置きます。二人で使う電話なら、一方の椅子の真後ろではなく、両方から手を伸ばせる境界付近が候補です。通路へ出なければ受話器を取れない配置は、着信のたびに人の流れと交差します。
床へマスキングテープで候補位置を示し、着信を想定して二人が順番に近づくと、図面だけでは分からない椅子や引き出しとの干渉を見つけられます。
RFTC-3573の仕様を一度確認する
- 外寸: 幅350×奥行350×高さ730mm
- 棚の内寸: 幅292×奥行292×高さ324mm
- 床から棚下まで: 高さ351mm（アジャスター8mmを含む）
- 天板の厚み: 18mm
- 耐荷重: 天板5kg、棚5kg
- 本体重量: 6.1kg
- 材質: 天板は合成樹脂パーティクルボード、脚部は粉体塗装したスチール
- 組み立て: 購入者による組み立て、作業時間の目安15分、プラスドライバーが必要
- 脚部: 床のがたつきを補正するアジャスター付き
商品ページでは「高さ調節可能」と案内されていますが、仕様に示されているのはアジャスターによる床のがたつき補正です。電話を使う人に合わせて天板を大きく昇降できる台として選ばないようにします。
幅350mmの正方形だけで設置可と判断しない
本体が床で占める面積は、0.35m×0.35mで約0.123平方メートルです。ただし、電話線や電源コードを背面へ曲げる空間と、人が受話器へ手を伸ばす側の空間はこの面積に含まれません。
35cm角の紙を床へ置き、コードを差す向きまで含めて電話台の向きを決めます。壁へぴったり寄せる前に、電話機の背面端子からプラグを抜き差しできる距離を実機で確かめてください。
電話台の脚がデスクの脚や幅木へ当たると、天板だけが隙間へ収まっても本体は所定の位置まで入りません。床付近にある障害物も一緒に確認します。
高さ730mmで受話器とボタンを操作できるか試す
天板高は一般的なデスクに近い730mmです。近くの机と上面がそろうとは限らないため、現在の電話機を同程度の高さへ仮置きし、受話器を取る、保留ボタンを押す、メモを書くという一連の動作を試します。
座ったまま使う場合は、椅子と電話台の間へ肘掛けや引き出しが入らないかを確認します。立って応対する受付では、電話機の表示とボタンを上から見やすいかが判断材料です。
受話器を戻すときに電話機本体が動く場合は、底面の滑り止めが天板内に収まっているかも見ます。外寸が収まっていても、底面の脚が天板の端へかかる電話機は安定しません。
電話機と棚へ置く物を別々に測る
天板へ載せる電話機は、受話器やコードを含めた最大幅・奥行と重量を確認します。底面だけでなく、横へ張り出す受話器まで天板から大きくはみ出さないかを見てください。
下の棚へ電話帳、内線表のファイル、通話用ヘッドセットなどを置く場合は、幅292×奥行292×高さ324mmの内側へ収まるかを測ります。A4用紙は短辺210mm、長辺297mmなので、長辺を奥行方向へ寝かせると数値上は5mm足りません。A4ファイルを棚へ平置きする前提ではなく、実物の向きと外寸で判断します。
重さは天板と棚を分けて計算します。たとえば電話機が2kg、天板へ置く小物が0.5kgなら天板側は2.5kgです。棚の収納物は別に合計し、どちらも各面の上限内へ収めます。
電話線と電源コードの経路を先に作る
置き場所を独立させても、コードを人が歩く床へ横断させると新しい問題が生じます。電話端子、コンセント、ネットワーク機器と候補位置の間をたどり、壁際や家具の裏で配線できる場所を選びます。
電話機がACアダプターやLANケーブルを使う場合は、必要な線をすべて数えます。コードは脚へ強く巻き付けず、端子へ横方向の力がかからない長さを残します。清掃時に台を動かす運用なら、移動できる距離と、元の位置へ戻す目印も決めておくと定位置が崩れません。
通話内容とメモが周囲へ見えない向きにする
共有電話は複数人が取りやすい一方、来訪者や通行する人にも近づきやすくなります。受付の外側へ受話器や表示部を向けると、発信者番号、内線表示、伝言メモが見える場合があります。電話を取る人の動線だけでなく、電話台の正面に誰が立つかを確認し、表示部とメモ面を執務側へ向けます。
受話器を置いたままスピーカー通話をする職場では、置き場所を開放的にするほど通話内容が周囲へ届きます。機密性のある用件を扱う番号なら、共有通路の中央へ置く方法は適しません。受話器で応対する、該当する通話を別の席へ転送するなど、電話台の位置と通話ルールを組み合わせます。
伝言用の筆記具を棚へ置く場合は、個人情報を書いたメモをそのまま残さない手順も必要です。担当者へ渡す場所、処理済みメモの廃棄方法を決め、電話台を未処理メモの保管場所にしないでください。
受電担当が不在のときの流れを試す
通常の担当者が取りやすい位置でも、休憩や外出のたびに着信を逃すなら共有化は完了しません。代わりに取る人が着信に気づき、椅子や人を避けて電話台へ行き、保留や転送を操作できるかを実際の席で試します。担当者の後ろを横切る必要がある場合は、台の向きではなく設置場所を見直します。
電話機を移動した後は、内線番号、保留、転送、留守番電話など、日常的に使う機能が従来どおり動くことも確認します。端子へつなげば通話できるとは限らないため、社内の電話設備を管理する担当者と移設日時を合わせます。着信先や設定を変える必要があるなら、家具を先に固定せず、通話テストが終わってから定位置を確定してください。
共有電話の定位置として合うかを決める
この電話台を候補にできるのは、共有電話のために35cm角の床面を確保でき、電話機と収納物を天板・棚それぞれ5kg以内へ分けられる場合です。個人デスクから独立した場所でも受電する人が手を伸ばせるなら、共有電話の置き場所を固定できます。