共有電話を特定の人のデスクへ置くと、その人の作業場所が狭くなり、不在時にはほかの人が受話器を取りにくくなります。普段の受電担当と代わりに取る人が、どちらも近づける場所へ電話を独立させる方法があります。空いている隙間よりも、電話を取ってメモを残すまでの動作から場所を選ぶことが大切です。
電話台 RFTC-3573
は、幅350×奥行350×高さ730mmの床置きタイプです。個人の机へクランプで固定せず、共有電話用の小さな定位置を作りたい場合に候補になります。ただし、350mm角の天板に電話機が載るだけでは、受話器やボタンを使いやすい配置になるとは限りません。置く場所、天板、下棚、配線の順に条件を確認します。
普段の担当と代わりの人が使える場所を探す
最初に、通常の受電担当と、その人の休憩・外出中に電話を取る人を決めます。二人のデスクの間が空いていても、一方の椅子の真後ろに台を置くと、代行者は着席者を避けて回り込むことになります。近さだけでなく、電話台の前へ入れる向きを見てください。
候補位置へ35cm角の型紙を置き、椅子、引き出し、足元の荷物を普段どおりに配置して、二人が順番に近づく動作を試します。受話器を取るときに誰かへ席を空けてもらう必要があるなら、共有の定位置として見直す余地があります。通路を挟んで行き来する配置も、着信のたびに移動が増えるため、ほかの置き場所と比べます。
壁際へ寄せる場合は、床の幅木や既存デスクの脚も確認します。天板が隙間へ入っても、台の脚が当たれば想定した位置まで寄せられません。床面だけを先に決めず、電話機の背面プラグとコードを置く側にも余白を見込みます。
受付の共有電話は、来客側から手を伸ばす配置ではなく、応対する職員が使う側を基本に考えます。代わりの人が取りやすいことと、電話機の表示や伝言メモが来客へ見えないことを、一緒に満たせる位置を探しましょう。
350mm角へ、電話機と通話中のメモを配置する
天板に収めるのは、電話機の底面だけではありません。横へ張り出す受話器、背面へ差すプラグ、受話器を持ち上げて戻す際に動くコードを含めて、使用中の範囲を確かめます。電話機を端へ寄せたときに、底面の脚が天板から外れないことも確認してください。
350×350mmの型紙を机上へ置き、実際の電話機と筆記具、小さなメモ帳を並べてみます。電話機の周りに余白があっても、そこへ手を置いて書けるとは限りません。受話器を持ったまま保留ボタンを押し、名前や用件を書いて、受話器を戻すまでを試すと、必要な面積を判断できます。
電話機の横にメモ帳が置けない場合は、電話台に全部を載せることにこだわらず、隣の共用机に筆記場所を作る方法もあります。その場合は、電話機と筆記場所の間で受話器のコードが届くか、代行者もその机を使えるかが条件です。特定の人の書類を動かして書く配置では、電話だけを独立させても机上の負担が残ります。
下棚に予備のメモ帳を置くことと、通話中に書く場所を確保することは分けます。収納場所があっても、必要なときに取り出せず、書くたびに電話機を動かすなら、天板の使い方を決め直すほうがよいでしょう。
高さ730mmで、表示とボタンに届くかを試す
天板の高さは730mmです。近くのデスクと上面がそろうとは限らないため、今使っている机の高さを測り、電話台との段差を見込みます。電話機を同程度の高さへ仮置きし、普段の座り方や立ち位置から、表示を読み、受話器を取り、保留や転送を操作してみます。
座ったまま使うなら、電話台と椅子の間に肘掛けや引き出しが入らないかを確認します。電話機が届く距離でも、横を向いたまま表示を読む必要があると、代行者が操作に迷うことがあります。立って応対する場合も、上から見たときにボタンや画面を判別できるかを実機で確かめてください。
この台のアジャスターは、床に合わせて水平を整え、がたつきを補正するためのものです。電話を取る人ごとに天板を大きく上下させる昇降機構としては使いません。座る人と立つ人で希望する高さが違う場合は、アジャスターで解決する前提にせず、730mmの台で両方の動作が成立するかを判断します。
下棚は固定。A4ファイルは置く向きで比べる
下棚の内寸は幅292×奥行292×高さ324mmです。棚は固定されており、収納物に合わせて棚板を上下する使い方ではありません。電話帳や内線表、予備の筆記具を置くなら、天板の350mm角より狭い内側の寸法へ合わせて測ります。
A4用紙の長辺は297mmなので、奥行292mmの棚へ縦向きに平置きすると、数値上は5mm足りません。A4ファイルは紙より外側が大きい場合もあり、電話台の外寸だけを見て「A4を寝かせて置ける」と考えないようにします。
一方、ファイルを立てる場合は、高さを324mm、奥行を292mmと比べられます。たとえば外寸が高さ310×奥行240mmのファイルなら、その二方向は数値上、内寸に収まります。ただし高さの差は14mmなので、上へ大きく持ち上げて抜く余裕はありません。前へ引き出す場所、背幅を含む横方向、ファイルが倒れずに立つ置き方まで含めて判断します。この数値は置き方を考える例であり、使用するファイルの外寸を優先してください。
開いた内線表を載せたまま読む用途なら、閉じたファイルより必要な幅が増えます。棚は予備資料の保管に使い、通話中に見る短い内線案内は別の見やすい位置へ置くなど、保管する物と、その場で読む物を分けると使い方を決めやすくなります。
重さは天板と棚板を別々に合計する
メーカーの組立・取扱説明書では、天板と棚板の耐荷重はそれぞれ約5kgで、均等に荷重がかかる条件です。二面の数値を合計して、天板へ10kg載せられるとは解釈しません。電話機だけでなく、同じ面へ置く筆記具や資料も含めて比べます。
たとえば、電話機が2kg、小物が0.5kgなら天板側の合計は2.5kgです。下棚の資料は別に合計します。ただし、上限内の合計だからといって、重い物を一点や端へ偏らせてよいわけではありません。物を片側へ寄せなければメモを書く場所を取れない場合は、天板上の物を減らすことも検討します。
厚いカタログや予備の消耗品を棚へ集めると、共有電話のために必要な資料が奥へ隠れることもあります。置く物を受電時に使うものへ絞ると、重さだけでなく取り出し方も確認しやすくなります。
電話線・電源・LANを、実機に合わせてつなぐ
床置きの台を使っても、電話機の移動先を自由に決められるとは限りません。現在の電話機から出ている線を確認し、電話線、ACアダプター、LANケーブルなど、必要なものをそれぞれ接続先までたどります。見た目が似た端子でも、社内の電話設備に合う接続かは別の確認です。
配線は壁際や家具の裏へ通せる位置を基本に、プラグの抜き差しと、電話機を通常の範囲で操作する余裕を残します。端子を引っ張る長さや、脚へきつく巻き付ける方法で収めず、実際の経路で届くかを見てから台の位置を確定します。
電話設備の管理担当者と移設の日時を合わせ、移動後に着信、発信、内線、保留、転送など、日常使う機能を試します。着信先や設定の変更が必要なら、家具を置いたことだけで移設完了にしません。代行者にも保留・転送の操作を試してもらい、必要な案内を手の届く位置へ用意します。
清掃のたびに台を動かす配置にも注意が必要です。メーカーの説明書は、物を載せたまま移動せず、二人以上で持ち上げるよう案内しています。コードに余裕があることだけを理由に、電話機を載せた台を日常的に引きずる運用にはしないでください。配線と電話機の扱いを含めて移動方法を決めます。
伝言メモと通話の扱いまで決めてから定位置にする
共有電話の近くには、発信者番号や用件のメモが残ります。電話機の表示と筆記面を執務側へ向け、来客や通行する人から見える範囲を確認します。下棚へ入れただけで、内容を見られない保管場所になるわけではありません。
メモは、誰へ、どこで渡すかを決め、処理済みのものを電話台へ積み続けないようにします。受話器を置いたままスピーカー通話をする場合は、通話内容が周囲へ届くことも含めて置き場所を考えます。機密性のある用件は受話器で応対する、別の席へ転送するなど、台の位置と通話方法を合わせて決めます。
本体は組立品で、メーカーは二人以上で約15分、プラスドライバーを使う作業を案内しています。電動ドライバーは使用しない指定です。組立後は置き場所でアジャスターを調整し、通常の担当者と代行者が、受電からメモ・転送まで一連の操作を試します。うまくいかないときは、置き場所、天板の物、電話機の設定のどこが原因かを分けて直します。
受電する人の動作と、電話機・資料が収まるなら候補
RFTC-3573を候補にできるのは、通常の担当と代行者が使える位置に床面と配線経路を確保でき、電話機と必要な資料が天板・固定棚へ収まり、メモを書く場所も確保できる場合です。各面の重さと下棚の内寸も、載せる物ごとに確認します。
個人デスクから独立させた後も受電の流れが成立するなら、電話台 RFTC-3573の商品画像と詳細を確認する
ところから、電話機と設置候補の寸法を照合してください。
