オフィスの机上へ私物や書類を置いたままにしたくないなら、机の下へ収まる鍵付きワゴンが候補です。上段に文具、中段に小物、下段にA4ファイルというように、席を立たずに使う物を分けられます。
ただし、鍵付きワゴンは金庫ではありません。この記事では、オフィスの私物を鍵付きワゴンへ収納したい人に向けて、収納物の分け方、机下寸法、鍵の管理、3段ワゴンが向くケースを説明します。
先に「ワゴンへ入れてよい物」を決める
鍵が付いていても、会社の重要書類、現金、個人情報を自由に入れてよいとは限りません。社内の文書管理規程や情報セキュリティ規程を確認し、ワゴンで管理できる物を決めます。
一般的には次のように分けて考えます。
- 日常文具: 上段
- 充電器、電卓、名刺など: 中段
- A4ファイルや資料: 下段
- 高い防盗性能が必要な物: 金庫など別の保管場所
- 組織で共有する原本: 管理された共用書庫
個人の鍵付き収納と、組織の正式な保管場所を混同しないことが重要です。
鍵の方式と運用を確認する
シリンダー錠は物理鍵で開閉します。暗証番号を覚える必要はありませんが、鍵の紛失、複製、退職・異動時の返却方法を決める必要があります。
一つの鍵で全段を同時に施錠するオールロックは、退席時の確認を一回にまとめられます。反対に、頻繁に使う上段だけを開けたまま、下段だけを施錠するといった使い分けはできません。
購入前に次を決めます。
- 使用者へ渡す鍵の本数
- 予備鍵を保管する担当者と場所
- 紛失時の連絡と交換手順
- 退席時に施錠するルール
- 異動や退職時の鍵返却
机の下へ収まるか測る
外寸だけでなく、机の部品と利用者の脚を含めます。
天板下の高さと奥行
ワゴンの高さに、出し入れするための手の余裕を加えます。机下に幕板、配線トレー、補強フレームがある場合は、その最も低い位置を測ります。
奥行は、机の前端から幕板までの距離と比較します。背面からケーブルが垂れていると、ワゴンで挟むおそれがあります。
椅子と脚の幅
ワゴンを置くと、利用者の脚を動かせる幅が狭くなります。机の内寸幅からワゴン幅を引き、椅子の肘、膝、足が自然に収まるか確認します。
必要なら、床へワゴン外寸の箱を置いて数日試します。足をぶつける、椅子のキャスターが当たるなら、より細いワゴンか机の外側への設置を検討します。
収納物を引き出し内寸へ合わせる
上段・中段・下段では内寸高さと耐荷重が異なります。最も大きいファイルや箱を実測してください。
A4対応でも、ファイルの厚さ、見出し、収納方向によっては収まらない場合があります。下段へファイルを立て、仕切り板で倒れにくくできるかを確認します。
引き出しは奥まで見えるフルオープンでも、重い物を前側へ集中させると不安定になります。耐荷重を守り、重い物は下段の奥側へ分散します。
幅390mmの鍵付き3段ワゴン
3段シリンダー錠付きオフィスワゴンは、A4ファイルと日常小物を一人分まとめ、全段を一つの鍵で施錠したい場合の候補です。
主な仕様は次のとおりです。
- 本体外寸: 幅390×奥行510×高さ600mm
- 上段内寸: 幅330×奥行392.5×高さ55mm
- 中段内寸: 幅330×奥行392.5×高さ70mm
- 下段内寸: 幅330×奥行392.5×高さ245mm
- 本体重量: 16.1kg
- 耐荷重: 全体30kg、上段・中段各5kg、下段10kg、天板10kg
- 錠: シリンダー錠、引き出しオールロック
- A4サイズ対応、フルオープン収納
- キャスター4個、うちストッパー付き2個
- 下段用の補助キャスター付き
- 付属品: ペントレー1個、仕切り板2枚
- 完成品
下段を引き出したときは補助キャスターが支える構造です。使用時は床の段差やマットに引っかからないか確認します。
バッグを丸ごと入れる収納ではない
最も大きい下段でも、内寸は幅330×奥行392.5×高さ245mmです。通勤バッグやリュックは、外寸が収まっても持ち手や中身が引っかかる可能性があります。「私物収納」と考えてバッグごと入れるのではなく、文具、充電器、ファイルなど中身を分けて収納するワゴンです。
バッグを鍵の掛かる場所へ丸ごと入れたい場合は、ワゴンの下段へ押し込む前提にせず、パーソナルロッカーの一区画内寸と比較します。弁当箱や水筒も、液漏れしたときに書類へ影響するため、同じ引き出しへ入れない運用が必要です。
満載時は本体重量16.1kgより重くなる
本体だけで16.1kgあり、収納物を載せれば移動時の重量はさらに増えます。全体耐荷重の30kgまで収納した場合、単純合計では46.1kgです。キャスター付きでも、厚いカーペットや床の段差を越えて頻繁に移動する使い方には手間がかかります。
机の下で位置を微調整する程度ならキャスターが役立ちますが、部署移動のたびに別室へ運ぶなら、収納物を出してから移動します。ストッパー付きキャスターを奥側へ向けると手が届きにくくなるため、設置時にロック操作ができる向きも確認してください。
天板へ物を置くと机下へ戻せなくなる
ワゴン天板にも10kgまで載せられますが、高さ600mmの本体上へ物を積むと、机下の幕板や天板裏に当たることがあります。普段は机下へ収め、必要なときだけ引き出すなら、天板を常設の収納場所として数えないほうが運用しやすくなります。
机の横へ固定して補助台として使う場合は、天板上の物が引き出しの開閉や施錠を妨げないかを確認します。私物を天板へ置いたままでは、鍵付き収納を導入しても机上から見える物が横へ移るだけです。
一人一台で鍵の持ち主を固定する
シリンダー錠のワゴンは、使用者と鍵を一対一で割り当てやすい反面、複数人が交代で使う席には鍵の受け渡しが発生します。共有席で毎日利用者が変わるなら、物理鍵を配るワゴンより、暗証番号を変更できるロッカーのほうが管理しやすい場合があります。
会社備品と個人の持ち物を混在させない
一つの引き出しへ会社の原本、共有文具、個人の私物をまとめると、異動や退職時に何を返却すべきか分からなくなります。ワゴンへ入れる前に、会社へ返す物、部署へ戻す物、本人が持ち帰る物を区別します。
共有物を個人の鍵で閉じると、使用者が不在のときに他の社員が取り出せません。業務を止められない資料や備品は共用収納へ戻し、ワゴンには本人の業務中だけ使う物を中心に収めます。鍵があるから何でも安全に保管できるのではなく、本人しか開けられなくても業務上問題がない物かを先に判断します。
鍵の識別情報をワゴンの外へ書きすぎない
鍵を管理しやすくするために、使用者名や所属を表示する場合があります。しかし、引き出しの中身や鍵の保管場所まで外側へ書くと、施錠している物の性質を周囲へ知らせることになります。
管理台帳ではワゴンと使用者を対応させ、外側の表示は日常運用に必要な範囲へ抑えます。予備鍵には対応する管理番号を付けても、誰でも見られる場所へ使用者名と一緒に保管しません。鍵を紛失した場合は、見つかるまで待つだけでなく、社内規程に沿って収納物の移動や錠の扱いを判断します。
異動や退職の前に空にして引き継ぐ
鍵だけ返却されても、引き出しに書類や私物が残っていれば次の利用者へ割り当てられません。使用終了時は本人が中身を分類し、上長や管理担当者が空になったことと鍵の返却を確認します。
持ち主が不在のまま残置物が見つかった場合に、管理担当者が自由に開けてよいとは限りません。社内の情報管理と遺失物の手順に沿い、開錠する権限と立会いの要否を決めます。ワゴンを導入するときに返却手順まで決めておけば、使われていない鍵付き収納が机下へ残り続けるのを防げます。
清掃や席替えでも施錠状態を保つ
床清掃やレイアウト変更でワゴンを机下から出すと、普段より多くの人の目に触れます。移動作業の前に引き出しが閉まり、施錠されていることを使用者が確認します。鍵を挿したままワゴンを移動しないことも共通ルールにします。
移動後は、見た目が同じワゴンを別の席へ戻さないよう、管理番号と設置先を照合します。個人の収納を守るには錠そのものだけでなく、誰のワゴンを誰が動かし、どこへ戻したかを追える運用が必要です。
固定席で使う場合も、勤務中ずっと鍵を挿したままにすると、席を離れたときの施錠に手間取ります。鍵は社員証ケースなど持ち歩く場所を決め、退勤時だけでなく長時間離席するときの扱いも社内ルールへ合わせます。日常用品を席の近くへ残したい固定席で、全段をまとめて施錠する運用に合うワゴンです。