備品庫やバックヤードのスチール棚で、収納する物が変わるたびに粘着ラベルをはがしているなら、中紙入りのマグネットカードケースを見出しにする方法があります。棚番はそのまま残し、中身の名称だけを入れ替えれば、棚替え後に古い表示が混在するのを防ぎやすくなります。
この記事では、小規模オフィスの備品庫を管理する人に向けて、マグネット式が使える棚の確かめ方、表示面の決め方、必要枚数の数え方を説明します。
備品ではなく棚の位置を識別する
マグネットラベルは、「どの物か」よりも「どこに戻すか」を示す使い方に向いています。個々の備品に管理番号を付けるのではなく、棚を間口と段に分けて位置を固定します。
たとえば、左から間口A、B、C、上から段1、2、3と決めると、「B-2／コピー用紙」のように表示できます。収納物を移したときは中身の名称を書き換えますが、位置を示す「B-2」は変えません。棚を探すための位置情報と、差し替える品名を分けるのがポイントです。
貼る位置で磁石が付くか試す
棚の商品名に「スチール」とあっても、ラベルを置きたい正面が磁石の付く素材とは限りません。化粧パネルやアルミ部品などが付いている場合もあります。
購入前に、普段のマグネットを使って、ラベルを貼る予定の横梁や棚板の縁で固定できるかを試します。別の面に付くことでは代用できません。ラベルを読む人が正面から見られる、予定位置そのもので確認してください。
磁石が付いても、粉じんや油分が残った面、曲面、塗装が大きく傷んだ面では、備品の出し入れに触れてずれることがあります。予定位置を清掃し、ラベルを付けた状態で箱を出し入れして、手や収納物が当たらないかを確かめます。強く吸着するかだけでなく、日常作業後も同じ位置に残るかが採用条件です。
本体が収まる平らな面を測る
ニチレイマグネットの中サイズ・マグネットカードケースは、棚やロッカーなどの金属面で使う見出しです。商品ページで確認できる主な仕様は次のとおりです。
- カード寸法：縦41×横95×厚さ1.0mm
- 本体寸法：縦45×横100×厚さ1.0mm
- 重量：約10g
- 材質：等方性マグネットシート、白PVC、透明カバーPVC
- 白無地の中紙入り、完成品
棚側では、横100mm、縦45mmの平らな面を確保できるかを測ります。ビスの頭、折り返し、段差にかかると、シート全体が金属面に接しません。同寸の紙を当て、棚の支柱、箱、収納物に隠れない位置を選びます。
中紙は棚番を先に読める書式にする
表示が多い棚では、品名だけを並べると、口頭や台帳で「B-2」と指示された位置を探せません。中紙は左側に棚番、右側に品名という順番にします。
実際の字の大きさと配色は、使う通路からの距離で決めます。同じ幅の紙へ「B-2／コピー用紙」と印刷し、普段棚を見る場所に仮止めします。品名を詳しくするために字を小さくするより、「用紙」「梱包」「清掃」など、戻す場所を選べる粒度まで短くします。品目ごとの型番や数量は、棚の表示ではなく在庫台帳で管理します。
使っている棚区画から必要枚数を出す
ラベルの枚数は、備品の種類数ではなく、表示する棚区画の数で決めます。同じ用紙を二つの棚区画に分けて置くなら、ラベルも二枚必要です。
例えば、4間口の棚で各5段を使うなら、基本の区画は20か所です。そこに、入庫直後の仮置き場と、確認中の物を分ける保留場を一つずつ設けるなら、使用中のラベルは22枚になります。この22枚を数えた後に、破損や棚の増設に備える予備枚数を別に決めます。
棚替え時はラベルと台帳を同時に更新する
マグネット式は動かせるため、古い表示を棚に残したまま、新しい表示を追加できてしまいます。棚替えでは、先に対象区画のラベルをすべて外し、収納物と台帳を更新してから、新しい中紙で戻します。
更新後は、作業をしていない人に、台帳の棚番だけを見て備品を取り出し、同じ位置へ戻してもらいます。別の区画を開けたら、文字を追加する前に、棚番の順序とラベルの位置を見直します。
空き区画と一時置き場も表示規則へ含める
収納物がなくなった区画からラベルだけを外すと、その場所が使用可能なのか、入荷待ちなのか判断できません。「空き」「入荷待ち」「確認中」など、品名以外の状態をどう示すかも決めます。状態表示は色だけに頼らず、文字でも区別すると、印刷環境や見る人が変わっても意味を共有できます。
仮置き品を正式な棚へ戻す前に新しい品名ラベルを作ると、同じ物の戻し先が二つに見えます。まず台帳上の保管場所を決め、現物を移動し、最後に表示を差し替える順番を統一してください。作業途中で中断するときは、変更中であることが分かる札を置き、通常の在庫と混ぜません。
外れたラベルをその場で戻さない
床や棚の上でラベルを見つけても、近くの空いた場所へ推測で戻すと誤表示が固定されます。外れたラベルは管理者へ渡す回収場所を決め、台帳と収納物を照合してから戻します。中紙だけが抜けた場合も同じです。
棚卸しや清掃の際には、文字の退色、透明カバーの破れ、磁石面の汚れ、表示位置のずれを確認します。交換用の中紙データは共通の保存先へ置き、担当者ごとに書式が変わらないようにします。差し替えやすさを、誰でも勝手に移動できる運用へ変えないことが、棚番を信頼できる状態に保つ条件です。
磁石が付く棚で区画表示を固定できるなら候補になる
貼る予定位置で磁石が付き、棚番と品名を分けた運用にできるなら、中紙入りのマグネットカードケースを候補にできます。
中サイズのマグネットカードケースの商品ページで、使用予定の棚と中紙の書式が合うかを確認してください。