脚付きホワイトボードを選ぶとき、両面にする意味があるのか迷うことがあります。判断したいのは、書ける面積の多さだけでなく、会議の途中に「まだ消したくない内容」が残るかどうかです。
前半の課題を残して後半の案出しへ進むなら、回転して面を替えられる脚付き両面ホワイトボード OC-WB1890R2
が候補になります。一方、二つの内容を同じ側の参加者へ並べて見せたいなら、両面一台では合いません。二面を順番に使う必要性と、幅1800mmの大きさが必要かを分けて判断しましょう。
直近の会議で「消す前に止まった場面」を振り返る
会議中に板面が埋まっても、書いた内容を消して支障がなければ、片面で進められます。両面の利点が出るのは、前の情報を一時的に残したいのに、次を書く場所が足りなくなる場合です。
たとえば、前半に現状の課題を出し、後半に解決案と担当を整理する会議があります。片面だと、課題を撮影してから消す、端へ小さく書き直す、という作業が途中に入ります。両面なら前半をそのまま残し、別の面で後半へ進めます。
購入前には、最近の会議を数回思い出し、何を書き残したかったかを具体的に挙げてみてください。「議題だけ残したい」のか「多数の意見を丸ごと残したい」のかでも、必要な面積は変わります。板面の一角へ議題を残せば済むなら、二面でなく書く位置の整理で足りることもあります。
短い連絡事項しか書かない、会議中にそのまま共有文書へ記録している、壁際の掲示用が中心、といった使い方では両面を生かす場面は少なめです。参加人数が多いことだけを、両面が必要な理由にしないようにします。
「残す」と「見ながら考える」は別の使い方
両面のホワイトボードは、表と裏を切り替えて使えます。しかし、一方を正面に向けると、同じ側に座る参加者からはもう一方が見えなくなります。前の内容が消えないことと、二つの内容を同時に参照できることは別です。
前半の課題一覧と後半の解決案を一対一で照合する会議では、何度も回すと対応関係を追いにくくなります。この場合は、必要な課題だけを次の面へ転記する、記録した画像を別画面へ出す、といった補助が必要です。
二つの情報を会議中ずっと横に並べたいなら、片面の大きなボード一台へ左右に分ける案や、片面二台を並べる案も比較します。その場合は置き幅が増えるので、部屋に収まるかまで含めて決めます。両面一台は、二台を置く空間がなく、順番に切り替えれば足りる場面に向いています。
反対側へ人を配置すれば両面を見る人を分けることはできますが、それは一つの会議で全員が同じ内容を見る運用とは異なります。二組が同時に書く仕切りとして使う相談と、会議のメモを残す相談を混ぜないことも大切です。
表面に前提、裏面に作業内容を置く
二面の使い方が決まらないまま導入すると、表にも裏にも途中のメモが残り、次にどちらを使うか迷います。会議を始める前に、その日の面の役割を決めると切り替えやすくなります。
たとえば、表面へ目的・制約・決まっている事項を準備し、裏面で案を増やしたり優先順位を整理したりします。裏面にも目的を一行残しておけば、基本的な前提を確認するためだけに毎回回す必要はありません。詳しい条件を参照したいときに表へ戻る使い方です。
研修なら、一方に問題、もう一方に解説を用意し、順に見せる方法があります。ただし、開始前の入室経路から裏面が見えないかは配置で確認します。「裏だから見えない」と決めつけず、いつどの面を参加者へ向けるかまで考えます。
保存する面も永久に残す場所にはしません。会議の途中だけ残すのか、翌日の続きまで残すのかを決めます。別の利用者と共用するなら、次の予約まで二面とも使える状態へ戻すか、残す面があることを引き継ぐ必要があります。
幅1800mmでも、有効な書き込み寸法は1750mm
紹介するモデルの板面は幅1800×高さ900mmですが、商品図に示された有効内寸は幅1750×高さ850mmです。枠まで含む呼び寸法を、端から端まで自由に書ける寸法として使わないでください。
普段の会議メモを紙へ再現し、何を横に並べたいかを見ます。議題、意見、結論の三列にするなら、それぞれに必要な幅と、列の間の余白を取ります。有効幅1750mmを均等に三分した計算値は約583mmですが、見出しや区切りの余白を入れれば、内容に使える幅はさらに小さくなります。
これは同時に三人が書けるという保証でもありません。横に立つ人の位置、利き手、書く動作で必要な空間は変わります。数人が前へ出る使い方なら、紙を実物に近い幅へ並べ、互いに手が重ならないかを試します。
また、大きな板面でも小さく詰め込めば、後方から読みにくくなります。想定する最後列から普段の文字量を読めるかを確認し、書ける量だけを増やさないようにします。短い箇条書きが中心で余白が多く残るなら、幅の小さいモデルでも同じ相談に対応できる可能性があります。
回転に使う場所は、脚の奥行560mmとは別に確保する
本体外寸は幅1860×奥行560×高さ1880mmです。床にその長方形が収まっても、板面を回す途中に壁やテーブルへ当たる配置では、両面の利点を使えません。
板面が回転すると、上端と下端が前後へ動きます。必要な回転範囲は、脚の奥行560mmだけからは決められません。今回確認した商品図には回転時の必要奥行が明示されていないため、壁際へぎりぎりに置く予定なら販売店へ確認する部分です。
置き場所では、回転する板面の範囲に加え、中央のプッシュ式ストッパーへ操作する人が近づく場所を考えます。椅子を引いた状態、会議資料やバッグを床へ置いた状態も見て、会議中に家具を動かさず切り替えられるかを試します。
使用位置ではキャスターのストッパーを確認し、板面も回転後に固定された状態で書き始めます。キャスターの固定と板面の固定は役割が異なるので、どちらか一方だけ確認して終わりにしません。実際の操作方法は、付属の説明書に従います。
置き場所だけでなく、組み立てと移動経路を見る
この商品は購入者による組み立てが必要で、本体重量は18.9kgです。付属工具はスパナと六角レンチで、プラスドライバーも必要と案内されています。会議開始直前に届けばすぐ使える前提にせず、部材を広げる場所と作業を担当する人を決めます。
梱包は幅1980×奥行950×高さ80mm、重量23.35kgです。完成品の幅1860mmとは異なるため、受け取り場所から組み立て場所まで運べるかも確認します。梱包のまま通す経路と、完成後にキャスターで動かす経路は分けて見ます。
完成後は、高さ1880mmの上端が低い梁や照明に当たらないか、幅の長い本体が廊下の曲がり角を通れるかを確認します。扉の幅だけ足りていても、扉の手前で向きを変える場所がないと運べないことがあります。
キャスター付きというだけで、どの部屋へも気軽に移動できるとは限りません。普段の保管場所から使う位置までの移動が毎回負担になるなら、会議室内へ常設できる大きさを選ぶ方が使い方に合います。壁際から引き出して回す場合も、その動作を含めて配置を考えます。
マグネットで資料を貼るなら、回す前の扱いも決める
板面はスチール製でマグネットに対応しています。一方へ紙の資料を貼り、もう一方へ議論を書く使い方もできますが、回転途中に資料がずれないかを確認する必要があります。大きな紙や厚い束を、磁石に付くという理由だけで貼り続ける前提にはしません。
貼った資料を参照しながら書きたいなら、同じ面の端へ寄せる方がよい場合もあります。紙で有効な書き込み面を使う分、意見を並べる場所は減ります。紙を貼る面と書く面を分けたいのか、一緒に見たいのかで置き方を決めてください。
黒・赤のマーカー各1本とイレーサー1個が付属すると案内されています。複数人が同時に書く場合は、その人数分の筆記具がそろうとは限りません。付属品の内容は変更される場合もあるため、必要な本数は発注時に確認し、ホワイトボード用の補充品を用意します。
別室へ移動するときは、両面の掲示物とペントレーの小物を確認し、落ちそうな物を回収してから動かします。次の利用者が使い始められるよう、必要な筆記具を戻す場所も一定にしておきます。
会議の終わりは、両面の記録と消去を一緒に確認する
両面は、会議途中のメモを一時的に残すには便利ですが、そのまま記録を保管する仕組みではありません。終了時は必要な内容を議事録へ移すか撮影し、表裏のどちらまで保存したかを確認します。
撮影する場合は、面の順序が分かるように保存し、文字が読めるかを消去前に見ます。表の課題と裏の結論が別々の画像になったとき、後から対応が分からなくならないよう、会議の記録先へ一組でまとめます。
一方を裏へ向けただけでは、内容が消えたことにも、誰にも見えなくなったことにもなりません。残す必要がなくなった面は消し、貼った資料も回収します。消えにくい汚れは説明書に合う方法で手入れし、独自の道具や薬剤で強くこする前に確認してください。
このモデルを選ぶ理由は、幅の大きな二面を使い、前の内容を一時的に残して次へ進めることです。書く量が有効寸法に合い、回転と移動の場所を確保できるなら候補になります。二つの内容を常時見比べる必要がある場合や、壁際から動かせない場合は、片面の配置と比較して決めましょう。
