少人数の職場や研修で私物スマートフォンを一時的に預かるなら、端末をひとまとめにするだけでなく、持ち主ごとに区切って施錠できる保管方法を考える必要があります。共通の箱へ重ねると、取り違え、接触による傷、返却時の確認に手間がかかるためです。
この記事では、会社でスマホを個別に預かりたい管理担当者へ、4人分の収納数、端末が入る内寸、鍵の渡し方、充電ケーブル、本体の持ち去り対策を決める方法を説明します。
具体的な候補は、サンワサプライのスマートフォン収納保管庫 SS-CAI-CABSP50です。4室それぞれに鍵があり、1室あたり幅128×奥行220×高さ60mmの有効内寸を備えています。
同時に預かる最大人数で必要台数を決める
この保管庫は4台用です。社員数や研修の定員ではなく、同じ時間帯に預かるスマートフォンの最大数で必要な収納数を決めます。たとえば在籍者が8人でも、午前と午後に4人ずつ利用するなら1台で運用できます。同時に5人が使う可能性があるなら、1台では足りません。
本体は上下左右に連結できる仕様です。2台を横に並べる場合、本体幅316mmが2台分なので、連結部や周囲の操作空間を除く本体寸法だけで幅632mmになります。縦に2台重ねる場合は、本体高さだけで366mmです。置き場所は単体の寸法ではなく、増設後の形まで紙やテープで再現して確認します。
各室へ1から4の番号を割り当て、毎回同じ人が同じ室を使う固定方式か、受付順に空室を使う方式かも決めてください。利用者が日ごとに変わる研修では、扉番号と氏名を受付簿で一時的に対応させるほうが、保管庫へ個人名を残さずに済みます。
ケースと付属品を含めて内寸を測る
1室あたりの有効内寸は幅128×奥行220×高さ60mmです。確認するのはスマートフォン本体の公称寸法ではありません。普段使うケース、背面リング、ストラップなどを外さずに預けるなら、それらを含む最大寸法を測ります。
幅・奥行・高さのどれか一つでも内寸を超える端末は収納できません。寸法が近い場合も、ケーブルを接続した状態や、扉を閉めるために手を入れる空間まで考える必要があります。導入前に利用者の中で最も大きい端末を一台選び、ケースと付属品を含めて三方向を測ってください。
各収納部には滑り止めマットがあります。端末を重ねず、1室に1台だけ置く運用にすれば、返却時に持ち主を照合しやすくなります。イヤホン、社員証、鍵などをスマートフォンと一緒に入れる場合は、端末を押したり扉に挟まったりしないかを含めて内寸内に収まるか確認します。
預ける本人が施錠する流れを作る
付属する鍵は8個で、各扉に同じ番号の鍵が2個ずつあります。キーホルダー4個、ネームカバー4個、ネームプレート10枚も付属します。
私物端末を預かる場合は、受付担当者が端末へ触れて箱へ入れる方法だけでなく、本人が空室へ入れて施錠し、鍵を受け取る方法も検討できます。この流れなら、預けた端末と扉番号を本人が確認できます。
同じ番号の2本は、利用者用と管理者保管用に分けます。管理者用の予備鍵は、誰でも開けられる受付の引き出しへまとめず、使用権限と持ち出し記録を決めて保管してください。紛失した鍵から対象扉が分かる表示を付ける場合は、会社名や利用者名まで書かず、社内台帳で照合できる管理番号にします。
返却時は、本人が鍵で扉を開け、端末を取り出し、鍵を所定の場所へ戻すところまでを一つの手順にします。受付担当者は、空になった室、返却された鍵、受付簿の三点を照合すると、端末や鍵の残りに気づきやすくなります。
充電するなら直径30mmのケーブル口を使う
各収納部には直径30mmのケーブル口があります。保管中の充電を想定する場合は、使用するケーブルの端子が穴を通るか、端末へ接続した状態で奥行220mm以内に収まるかを確認します。
商品ページの付属品に充電器と充電ケーブルは記載されていないため、必要な分を別に用意します。4台を同時に充電するなら、保管庫の外で充電器と電源コードをどうまとめるかも必要です。ケーブルへ1から4の番号を付け、別の収納室へ誤って引き込まないようにします。
充電を必須にしない職場では、ケーブルを入れずに保管専用として使う選択もできます。預かる時間、返却時に必要な電池残量、対応端子が利用者ごとに異なることを踏まえ、充電の有無を先に決めてください。
保管庫本体を動かされない置き方にする
本体の外寸は幅316×奥行240×高さ183mm、重量は3.42kgです。扉を施錠しても、本体そのものを持ち運べる重さである点は別に考える必要があります。
本体にはセキュリティワイヤー取り付け穴があります。ただし、付属品の一覧にセキュリティワイヤーは含まれていません。持ち去り対策が必要なら、取り付け穴に適合するワイヤーと、輪が抜けず簡単に動かせない固定先を別途確認します。
来客が自由に出入りする受付カウンターの外側ではなく、担当者が管理できる内側へ置きます。充電する場合はコンセントとの位置関係、増設する場合は連結後の幅と高さ、扉の開閉と鍵を回す手元の空間も現地で確保してください。
半透明の扉で見える範囲を確認する
商品ページでは、収納部の扉は内部を確認できる半透明仕様とされています。扉を開けずに空室を見分けやすい一方、端末の色やケース、通知時の発光などが外からどの程度見えるかは設置前に確認が必要です。
収納中の画面を上向きにしたままにせず、端末側の通知表示を無効にするか、画面を下向きに置くなど、預かる目的とプライバシーに合わせて運用を統一します。ネームプレートへ氏名を表示する場合も、保管庫を見られる人の範囲を考え、必要なければ管理番号にとどめましょう。
鍵紛失と未返却の手順を先に決める
鍵付きの収納を導入しても、鍵を失くしたときに誰が予備鍵を使えるかが未定だと、返却できません。予備鍵の保管担当、開錠する際の本人確認、開錠記録、紛失した鍵を発見した後の扱いを一連の手順にします。
終業時に端末が残っている場合は、保管を続けるのか、本人へ連絡するのかも決めてください。「端末が入っているか」と「鍵が返っているか」を別々に確認すると、中身の取り違えと鍵の紛失を切り分けられます。
SS-CAI-CABSP50の仕様
- 商品番号: SS-CAI-CABSP50
- 収納数: 4台
- 外寸: 幅316×奥行240×高さ183mm
- 1室あたりの有効内寸: 幅128×奥行220×高さ60mm
- 重量: 3.42kg
- 耐荷重: 収納部ごと0.3kg、総耐荷重1.2kg
- 本体材質: スチール、エポキシ樹脂粉体塗装
- ケーブル口: 直径30mm
- 本体固定: セキュリティワイヤー取り付け穴付き
- 増設方法: 上下左右に連結可能
- 積み重ね: 6段まで
- 付属品: 鍵8個、連結用ボルト、キーホルダー4個、ネームプレート10枚、ネームカバー4個
選定を分けるのは、ケースや付属品を含む端末が収納部の内側に入るか、本体と予備鍵の両方を管理できるかの二点です。どちらかが決まっていないなら、施錠できる収納庫を置くだけでは、個別預かりの運用を完了できません。