固定席をなくすと、机の引き出しに入れていた私物や書類の行き先が必要になります。空いている棚を共用すると、毎朝の持ち物が散らばり、退勤時に机を空ける運用も続きません。
フリーアドレスの私物収納は、出社人数ではなく、日常的にそのオフィスを使う人ごとに専用区画を用意するのが基本です。この記事では、収納する物の洗い出し方、必要区画数、ロッカーの内寸と施錠方法の確認点を、4人用パーソナルロッカーを例に整理します。
先に「机から何を移すか」を決める
ロッカーを人数だけで選ぶと、導入後に荷物が入らないことがあります。まず、固定席の引き出しや机上へ置いている物を、一人分ずつ集めてください。
確認したいのは、次のような日常の持ち物です。
- ノートパソコンと電源アダプター
- A4ファイル、ノート、筆記具
- ヘッドセットやマウスなどの周辺機器
- バッグ、折りたたみ傘、上着
- 名刺、印鑑、個人宛ての書類
- 毎日持ち帰る物と、オフィスへ置いたままにする物
一日だけの荷物ではなく、繁忙期や雨の日も含めて考えます。厚いファイルや冬の上着まで一つの区画へ入れるなら、大きさだけでなく、棚板を動かせるか、上着を畳んでよいかも決める必要があります。
区画数は座席数ではなく利用者数を基準にする
フリーアドレスでは、在席率に合わせて座席を減らすことがあります。しかし、私物をオフィスへ保管する人は、出社日が重ならなくても専用区画を必要とします。
たとえば、8人が交代で出社し、同時に使う席が4席でも、全員が私物を置くなら必要なのは8区画です。4区画を日替わりで共有すると、別の日に出社する人の荷物と入れ替える作業が発生します。
一方、完全に手ぶらで出社し、備品も共用する人まで区画を割り当てる必要はありません。次の三つに分けて数えると、必要数を決めやすくなります。
- 専用区画が必要: 私物や個人管理の書類を継続して保管する人
- 一時保管だけ必要: 出社日のバッグを退勤時に持ち帰る人
- 専用区画が不要: 常時リモート勤務などでオフィスへ物を置かない人
人員の増減を見込む場合は、現在の人数ぴったりではなく、入社予定者や一時的な利用者の扱いも先に決めます。
一区画の内寸を荷物へ合わせる
紹介するNF木製パーソナルロッカー4人用は、2列2段の各区画に可動棚があり、一人分を上下に分けて収納できます。
一区画の内寸は、幅372×奥行430×高さ404mmです。A4ファイルを立てて入れる場合は、可動棚を外す使い方ができます。棚板は七段階で位置を調整できるため、薄い書類と小物を上下に分けるなど、持ち物に合わせた構成が可能です。
ただし、外形寸法だけで「入る」と判断しないでください。普段使うバッグやパソコンを並べ、幅372×奥行430×高さ404mmの箱を段ボールなどで再現すると確実です。扉を閉めるための余裕や、奥の物を取り出す動作も確認します。
4人用パーソナルロッカーの仕様
NF木製パーソナルロッカー4人用は、個人の荷物と書類の受け渡しを一台でまとめたい小規模オフィスに合うモデルです。
主な仕様は次のとおりです。
- 利用人数: 4人用、2列2段
- 外寸: 幅800×奥行479×高さ868mm
- 一区画の内寸: 幅372×奥行430×高さ404mm
- 本体重量: 35.2kg
- 錠: ダイヤル錠
- 棚板: 各区画に可動棚1枚、七段階で調整可能
- 投函口: A3サイズ対応
- 収納: A4ファイルに対応
- 扉: ソフトクローズ機構
- 天板耐荷重: 10kg
- 本体: 強化紙化粧板
- 設置調整: アジャスター付き
- 組み立て: 購入者による組み立て
- 商品番号: OC-PL-NF12204D
ダイヤル錠なので、利用者へ物理鍵を配り、退職や紛失のたびに回収する運用を避けられます。投函口があるため、本人が不在でも個人宛ての書類を区画へ入れられます。
投函口を使うなら書類の運用も決める
投函口は、総務からの配布物や個人宛ての書類を渡す場所として使えます。ただし、何でも投函すると区画内で私物と混ざり、重要な書類に気づかないことがあります。
導入時に、投函する物としない物を決めましょう。たとえば、封筒に入った社内書類は投函し、回覧物や受領確認が必要な物は別の方法で渡します。長期間出社しない人の区画へ書類がたまった場合の連絡方法も必要です。
投函口がA3サイズに対応していても、厚い荷物や壊れやすい物を入れる場所ではありません。実際に通せる厚さや、落下した書類が区画内のパソコンなどへ当たらないかは、運用開始前に確認します。
ダイヤル番号の管理者を決める
物理鍵がないことは、管理が不要という意味ではありません。番号を忘れたときの対応、利用者が変わるときの番号変更、退職後の区画確認を誰が行うか決めます。
番号を付箋でロッカーへ貼ると、施錠の意味がなくなります。利用者本人が安全な方法で記録し、管理者は非常時の開錠手順を商品説明書で確認しておきます。個人情報や重要物を保管する場合は、社内の情報管理規程に合うかも確認してください。
固定利用と一時利用で錠の設定を分ける
商品ページでは、ダイヤル錠を固定式とワンタイム式へ設定できると案内されています。社員ごとの専用区画なら、利用者が決めた暗証番号を継続して使う固定式が運用に合います。一方、来客や出張者がその日だけ使う区画は、前の利用者の番号が残らないワンタイム式が候補です。
ただし、同じ区画を途中で別の方式へ変える場合は、管理者が説明書に沿って設定し、扉を開けた状態で動作を確認します。利用者の判断だけで設定方式を変えられる状態にすると、次の人が開けられない原因になります。区画ごとの用途と錠の方式を管理台帳へ記録し、表面には暗証番号ではなく利用区分だけを表示します。
置き場所は扉を開いた状態で考える
本体の外寸は幅800×奥行479×高さ868mmです。床へこの寸法が収まっても、扉の前に人が立ち、バッグを出し入れする空間がなければ使いにくくなります。
出入口のすぐ脇や通路へ置くと、出社と退勤が重なる時間帯に人が滞留します。ロッカー前で一人が扉を開けている状態を作り、その後ろを別の人が通れるか確認してください。
アジャスターで水平を調整できますが、設置床そのものの強度や大きな段差を補うものではありません。本体重量に収納物が加わることも考え、安定した平らな場所を選びます。間仕切りとして置く場合も、背面が通路側で不安定にならないよう、商品説明書に従って設置してください。
上へ積んで8人用にする前に確認する
この4人用モデルは、同じ4人用ロッカーを上下に連結し、8人用として使える仕様です。将来の増員に合わせて拡張できる一方、上段は高さが増し、小柄な人や重い荷物を扱う人には使いにくくなる可能性があります。
上下連結を前提にするなら、天井までの高さ、上段の出し入れ、転倒防止、組み立て作業を事前に確認します。最初から8人が利用することが決まっている場合は、連結した完成寸法と専用の8人用モデルを比較し、設置場所に合う方を選びます。
バッグとパソコンを同時に入れて試す
内寸幅372×奥行430×高さ404mmへバッグだけを入れて終わりにせず、ノートパソコン、ACアダプター、ファイルまで一日の持ち物を同時に入れます。一つずつは収まっても、バッグの奥へパソコンを置くと毎朝すべてを出すことになる場合があります。
可動棚を使うなら、上段へ薄い機器、下段へバッグなど、取り出す順番に合わせます。棚板を外すと大きなバッグを入れやすくなりますが、小物を上へ分ける場所はなくなります。全員を同じ棚位置に揃えるより、利用者の持ち物に合わせて七段階を使い分けます。
上段と下段の割当てを固定しない
2列2段では、上段と下段で荷物を持ち上げる高さが異なります。重いバッグを使う人、小柄な人、かがむ動作が難しい人へ、無理な位置を固定的に割り当てないようにします。利用者本人に出し入れを試してもらってから区画を決めます。
入口に近い区画へ利用が集中すると、出退勤時に人が重なります。部署順や社員番号順だけで決めず、利用時間とロッカー前の立ち位置も見て、上下左右へ分散させます。
利用者が変わるたびに区画をリセットする
異動や退職で利用者が変わるときは、残置物を社内規程に沿って処理し、ダイヤル番号を変更し、可動棚と投函書類を確認します。前の利用者の番号をそのまま新しい人へ伝えるだけでは、番号を知る人が増えていきます。
区画番号、利用者、利用開始日を管理台帳へ記録します。ただし、暗証番号そのものを誰でも見られる一覧へ記載しません。緊急開錠が必要な場合の権限と手順は、製品説明書と社内ルールに合わせます。
8人用へ積むと高さは単純計算で1736mm
高さ868mmの4人用を二台積むと、本体高は単純計算で1736mmになります。連結部品や設置条件による違いは商品仕様で確認が必要ですが、少なくとも上段の区画と投函口は成人の胸から頭に近い位置になります。
上へ増設する前に、最上段へ普段のバッグを持ち上げられるか、扉を開けたまま中を見られるかを実物大で試します。床面積を増やせるなら、4人用を横へ並べる配置とも比較します。必要区画数だけでなく、毎日全員が無理なく出し入れできる高さで選ぶことが重要です。