共有棚からファイルを1冊抜いたら、残りが空いた側へ倒れてきた。片手で書類を抱えながら、もう片方の手で列を起こして戻す。出し入れの多い棚では、この小さな手間が繰り返されます。
支えまで横へ滑ることが原因なら、棚板に固定するブックエンドが候補です。紹介するコロブックエンド 3個入り
は、厚さ18mmの棚板へ手前から差し込むタイプ。棚の分類を決まった位置に残したい総務・事務担当者に向いています。
ただし、区画の端を固定しても、柔らかい冊子が自立するとは限りません。棚板の形、支える高さ、持ち出した後の隙間を順に確認すると、今の棚に必要な仕切りを判断できます。
支えが滑るのか、書類だけが曲がるのかを見る
まず、よく使うファイルを1冊抜き、どこが動くか見てください。置くだけのブックエンドまで押されて横へ滑るなら、区画の境界を固定する意味があります。何冊か持ち出しても支えの位置が変わらず、戻す場所を残せるためです。
支えは動かず、薄い冊子やばら紙の上部だけが曲がる場合は、固定の強さとは別の問題です。硬い表紙のホルダーへまとめるか、ファイルボックスに収めるほうが扱いやすいことがあります。背のあるファイルと一枚物の書類を同じ並べ方にする必要はありません。
分類を毎週組み替える棚なら、移動しやすい置き型にも利点があります。反対に、担当別や処理段階別の位置を決め、毎日同じ場所から抜き差しする棚では固定式が合います。購入前に「書類のまとまりを変えたい」のか「今のまとまりを動かしたくない」のかを決めておきましょう。
なお、固定式でも、広い区画の中央に大きな空きができれば残りのファイルは傾きます。区画の端が動かないことと、中の一冊一冊が必ず直立することは分けて考えます。まず一つの分類で試し、必要なら区画を小さくするのが導入しやすい方法です。
棚板の手前を測り、18mm用が差し込めるか確かめる
対象の3個入りは、棚板厚18mm用です。同シリーズには別の棚板厚向けの商品もあるため、「コロブックエンド」という名前だけで選ばず、紹介ページの3個入りと対応厚を照合してください。
測るのは、実際に取り付ける棚板の手前側です。上面から下面までを定規やノギスで測ります。棚の中央が18mmでも、前縁に化粧材や補強材が重なっていると、その位置には合わないことがあります。厚みが分からない棚では、家具の仕様書と実物の両方で取り付け部分を確認します。
取扱説明書の図では、本体を棚の手前から奥へ差し込み、底部の折り返しで棚板を挟みます。ネジを回して幅広い厚みに調整するクランプではありません。薄い棚に当て物を足したり、厚い棚に無理に押し込んだりする使い方は前提にしないでください。
上面だけでなく、棚板の下面にも折り返しが入る場所が必要です。手前に金属の縁や補強の出っ張りがある棚、扉が棚板のすぐ前を通る書庫では、挟む部分と開閉経路を見ます。固定位置は、ファイルを置いた後にも確認できる場所にすると、棚替えの際に状態を見直せます。
底部にはEVAのクッション材が使われています。ただし、どの表面にも傷や跡が付かないという保証ではありません。化粧シートの浮きや欠けがある場所は避け、施設で管理している造作棚なら器具を取り付けられるか確認してから使います。
外寸225mmと、棚の上で支える高さを分ける
メーカー現行ページの外寸は、幅50×奥行240×高さ225mmです。一方、三面図で示される棚上の立ち上がりは200mm。外寸の高さには棚板を挟む部分も含まれるため、225mmすべてが書類を横から支える高さではありません。
同型番の古い取扱説明書には外寸高さ220mmの記載があります。ここでは現行商品ページの225mmを外寸として採用し、棚上の形状は三面図で確認しています。高さぎりぎりの収納を考えるときは、この外寸をそのまま書類の支持面に置き換えないことが大切です。
支持板は前側が斜めになった形で、全面が高さ200mmの長方形でもありません。A4用紙の長辺は297mmですが、実際に並べるファイルは表紙や金具の分だけ大きくなります。紙の規格から支えられる割合を計算するより、使っているファイルの硬さと、板に当たる部分を見るほうが判断に役立ちます。
硬い表紙なら下側を支えて並べられても、薄い冊子の上部はたわむことがあります。上のほうだけが隣の区画へ曲がる場合は、間隔を詰めるか、冊子を硬いホルダーにまとめて再確認します。重いファイルを何冊支えられるかという公表値は確認できていないため、冊数による支持力の保証はできません。
設置には奥行240mmの本体が収まる範囲も必要です。取り付け位置から背板までを測り、配線や棚受けが本体に当たらないか確認します。扉付き書庫では本体だけを置いた状態に加え、普段のファイルを戻した状態で扉が閉まるか見てください。形と色は、商品ページの画像で確認できます
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3個で区切る場所と、持ち出し中の空きを決める
両端に側板があり、その側板を支えに使える棚1段なら、3個のブックエンドで最大4区画を作れます。たとえば「未処理」「処理中」「確認待ち」「保管待ち」を分ける配置です。必要数はファイルの冊数より、動かしたくない分類の境界から考えます。
同じ条件なら、3区画には2個、4区画には3個を使います。両端が開いたラックでは端の支えも必要なので、この計算は使えません。片側だけに側板がある棚も含め、左右の端で何が書類を支えるかを先に確認してください。
各区画の幅は、いま棚に残っている冊数だけで決めないようにします。担当者が持ち出している分を戻し、通常の一式を並べてから境界を決めます。今後増える資料がある分類には、その置き場所も必要です。ただし、空きを大きく取りすぎると書類が傾きやすくなるため、増加分を別の区画へ分ける方法も考えられます。
本体幅50mmは底部を含む寸法です。3個だから棚の有効幅から単純に150mmを引けばよい、という計算にはしません。底板とファイルが重なる位置や、実際につかめる隙間を現物で確認します。配置図には分類名と境界のおおよその位置を書き、最後は普段使うファイルを並べて調整してください。
よく使う1冊を抜き、戻すまでを試す
取り付け後は、出し入れの多い一つの分類で試します。背表紙をつかめる隙間を残して並べ、いつも取り出す1冊を普段と同じ動きで抜いてください。隣のファイルの傾き、本体の横滑り、奥の書類が一緒に引かれる動きを分けて見ます。
本体が動く場合は、書類を詰め込んで押さえる前に、棚板厚、縁の段差、挟み込み、クッション材の接触を確認します。正しく取り付けても位置を保てないなら、その棚で固定式を使い続ける判断は見直します。ファイルボックスなど、棚板を挟まない方式も候補です。
本体は動かず中身だけが倒れるなら、区画の幅や収納物のまとめ方を変えます。薄い冊子と厚いリングファイルでは倒れ方が異なるので、どちらも使う棚なら別々に試してください。普段2、3冊をまとめて持ち出す場合は、その状態でも残りが取り出せるかを見ます。
次に、抜いたファイルを戻します。隣の列を片手で支え直さずに戻せるか、表紙が仕切りに引っ掛からないか、指を掛ける場所が残っているかが確認点です。抜く動作だけが軽くなっても、戻すたびに列を起こすなら配置の調整が残っています。
共有棚では、いつも使う人にも一往復してもらうと、立つ位置やつかみ方の違いが分かります。「一冊を抜く」「持ち出した状態で隣を使う」「元へ戻す」まで通して、出し入れの手間が減った位置を定位置にしましょう。
棚側に分類を表示し、空いた区画を詰めない
配置が決まったら、分類名は棚側にも表示します。ブックエンドだけに貼ると、清掃で動かした際に境界の元の位置が分かりにくくなるためです。持ち出し中のファイルがあるときも、その空間を隣の分類で埋めず、戻す場所として残します。
清掃や棚替えの際には、本体の傾き、クッション材のずれ、棚板表面の変化を確認します。分類を変えたときは以前の位置をそのまま使わず、新しい一式を並べて必要な幅を決め直してください。固定できること自体より、日々の抜き差しで境界が保たれることが導入の目的です。
18mmの取付部と本体の設置範囲が合い、3個の配置で必要な分類を支えられるなら、コロブックエンドの詳細を確認してください
。まずは出し入れの多い棚1段で、取り出してから戻すまでの変化を確かめると、ほかの棚へ広げるか判断できます。
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