共有棚からファイルを1冊抜くたびに、残った書類が空いた側へ倒れることがあります。戻すために両手でファイルを起こす運用では、出し入れが多い棚ほど手間が積み重なります。
この悩みには、棚板を上下から挟んで位置を固定するブックエンドが候補です。ただし、棚板の厚みが合わなければ取り付けられません。
この記事では、共有の書類棚を管理する総務・事務担当者へ、棚板の測り方、3個入りで作れる区画数、取り付け後の試し方を説明します。候補は、コロブックエンド 3個入りです。
倒れる原因を棚とファイルに分ける
まず、ファイルを1冊抜いた直後の状態を見ます。残りのファイル全体が空いた側へ傾くなら、支えの位置が動くことが主な問題です。棚板に固定するタイプなら、1冊分の空間ができても区画の端を保てます。
一方、ファイルは立ったままで、中のばら紙や薄い冊子だけが曲がるなら、ブックエンドの固定だけでは解決しません。ばら紙はファイルボックスへ入れ、薄い冊子は数冊ずつまとめてから支えます。
固定式と置くだけの方式を使い分ける
棚の分類を頻繁に変える場合は、置くだけのブックエンドやファイルボックスのほうが区画を動かしやすくなります。ただし、書類を抜く力で支えまで滑る棚では、空いた場所を保ちにくい点が残ります。
棚板を挟む固定式は、定位置を保ちたい共有棚に向きます。一方で、棚板の厚みや手前の形状が限定され、取り付け位置を変えるたびに挟み込みを確認する必要があります。現在の棚で支えが動くことが原因で、分類の境界も固定したいときに今回の商品を選びます。棚の中身を入れ替えることが多いなら、固定する前に可動式との使い分けを決めてください。
棚板の厚みを端で測る
紹介する3個入りは、厚み18mmの棚板へ取り付ける商品です。棚板の手前側で、上面から下面までを定規またはノギスで測ります。
手前に化粧材や補強材が付いている棚では、端だけが中央より厚い場合があります。実際に挟み込む位置と同じ部分を測ってください。厚さが不明なままの棚や、手前から挟み込めない折り返し付きの棚板では、この商品を候補にしません。
奥行と高さは収納物との干渉で判断する
本体の設置面は奥行240mm、支える部分の高さは225mmです。取り付け位置から背板までの距離を測り、本体が背板、配線、扉に触れないことを確認します。扉付き書庫は、ファイルを戻した状態で扉を閉め、ブックエンドの手前側に接触しないかも見ます。
A4用紙の長辺297mmに対し、225mmは約76%です。硬い表紙のA4ファイルなら下側を支えられますが、柔らかい冊子は上部がたわむ可能性があります。その場合は、冊子を硬いホルダーにまとめるか、支えの間隔を狭めます。
3個で作る区画数を決める
両端に側板がある棚1段へ3個を置くと、最大4区画に分けられます。例えば、「未処理」「処理中」「確認待ち」「保管待ち」のように、戻す場所を業務の段階で固定できます。
必要数はファイルの冊数ではなく、常に残したい区切りの数から出します。両端の側板を支えに使えるなら、必要なブックエンド数は「作りたい区画数−1」です。3区画なら2個、4区画なら3個使います。側板のないオープンラックは両端の支えも必要になるため、この計算は使えません。
コロブックエンド 3個入りの仕様
- 商品コード: RFMCSBE-JI
- 寸法: 幅50×奥行240×高さ225mm
- 対応する棚板: 厚み18mm
- 入数: 3個
- 重量: 約1.2kg
- 本体材質: 粉体塗装のスチール
- クッション材: EVA
- カラー: グリーン、オレンジ
棚板を挟み込む構造で、本体底部には棚板への傷を抑えるクッション材が付いています。商品の形状とカラーは、商品ページの画像で確認できます。
クッション材があっても、すべての棚板で傷や跡を防げるとは限りません。化粧シートが浮いている棚、表面が欠けている棚、挟む部分が変形している棚には取り付けず、目立たない位置で接触状態を確認します。賃貸物件の造作棚や備品台帳で管理する収納では、施設管理者へ固定器具を付けてよいかも確認します。
1冊抜くテストで固定位置を決める
最初から全数を固定せず、よく使うファイル群の両側を支える位置で試します。ファイルの背表紙をつかめる間隔を残し、普段と同じ動きで1冊抜いてください。
そのとき、隣のファイルだけでなく、ブックエンド自体が横へ動かないか見ます。動く場合は、棚板の実測値、挟み込み位置の段差、クッション材の接触を確認します。手前から一冊ずつ抜き、奥の書類や隣の区画まで連れて動かなければ、その位置を定位置にできます。
戻し間違いと緩みを日常点検する
区画を作った後は、見出しをブックエンドではなく棚側へ表示します。支えを点検や清掃で動かしても、戻す分類を見失わないためです。持ち出し中のファイルがある状態で区画を詰めると、戻す場所がなくなるため、空いた部分もその分類の領域として残します。
清掃や棚替えの際は、本体が傾いていないか、クッション材がずれていないか、棚板の表面に変化がないかを確認します。支えが動くようになった場合は、ファイルを詰めて押さえ込まず、いったん取り外して棚板との適合を見直します。固定位置を保てない棚では、ファイルボックスなど棚板を挟まない方式へ切り替えてください。
棚板厚と3個の配置が合うときに候補にする
この固定式ブックエンドを候補にできるかは、取り付け部の棚板が18mmか、3個で必要な区画を作れるかの2点で分かれます。両方を満たすなら、コロブックエンドの詳細を確認してください。