小口現金を締めるたびに、1円玉から500円玉までを机へ広げて一枚ずつ数えていると、電話や来客で中断されたときに最初から数え直すことになります。必要なのは、硬貨を速く数えることだけではなく、帳簿残高と合わないときにどこを確認すればよいか分かる数え方です。
この記事では、会社や店舗で小口現金を管理する担当者へ、硬貨を金種別に並べ、枚数と金額を記録し、帳簿と照合する手順を説明します。
候補は、エンゲルス コインカウンター YH-3000です。幅165×奥行170mmの手動式で、金種別に並べた硬貨の合計金額と枚数を目盛りから確認できます。
小口現金の確認を「選別・計数・照合」に分ける
硬貨が数えにくい原因は、金種を分ける作業と、枚数を数える作業と、帳簿へ記録する作業を同時に進めることです。途中で話しかけられると、どこまで処理したか分からなくなります。
作業を次の三段階に分けます。
- 選別: 1円、5円、10円、50円、100円、500円に分ける
- 計数: 金種ごとの枚数と金額を確定する
- 照合: 硬貨、紙幣、未処理の証憑を帳簿残高と比べる
YH-3000が助けるのは、主に二段階目の計数です。硬貨を自動で金種別に分けたり、帳簿との差額原因を判定したりする機械ではありません。硬貨は担当者が金種別の列へ入れ、目盛りから読み取った枚数と金額を記録します。
数え始める前に作業中の入出金を止める
計数中に立替金の精算や釣銭の受け渡しが入ると、数え終わった金種だけ残高が変わることがあります。小口現金箱を使う人へ計数中であることを伝え、新しい入出金を一時的に止めます。
机上には、小口現金箱、コインカウンター、紙幣を置く場所、集計用紙だけを用意します。個人の財布や別会計の現金は同じ机へ置きません。どの現金を数えているかが曖昧になるのを防ぐためです。
計数時刻も記録します。「8月23日10時30分時点」のように区切れば、その後に発生した入出金を別に扱えます。中断する場合は、硬貨を入れたまま机を離れず、小口現金箱へ戻して施錠し、再開時に最初から数えます。
硬貨は一金種ずつ入れて、その場で記録する
最初に全硬貨を六つの金種へ分けます。金種が似ている硬貨を取り違えないよう、一列へ一種類だけ入れます。列を満たしてからまとめて記録するのではなく、一金種を数え終えるたびに枚数と金額を書きます。
集計用紙には、少なくとも次の欄を作ります。
- 金種
- 枚数
- 金種別の金額
- 確認者の印または名前
たとえば100円硬貨が37枚なら、枚数欄へ37、金額欄へ3,700円と記録します。コインカウンターの金額表示だけを書かず、枚数も残すのがポイントです。差額が100円なら100円硬貨の一枚不足、500円なら500円硬貨一枚または100円硬貨五枚など、再確認する範囲を絞れます。
一つの列へ収まらない量がある場合は、満杯を超えて積み上げません。一回目の枚数と金額を記録して硬貨を別の容器へ移し、二回目を数えて足します。途中結果を記憶だけで持たず、「100円・一回目」のように分けて記録してください。
帳簿残高とは硬貨だけでなく紙幣と証憑を合わせる
硬貨の合計が分かっても、それだけでは小口現金の残高確認は終わりません。現金実残高は、硬貨合計と紙幣合計を足して求めます。
現金実残高 = 硬貨合計 + 紙幣合計
差額 = 現金実残高 - 帳簿残高
未記帳の領収書、仮払金、立替精算の途中書類がある場合は、社内の経理ルールに従って処理します。領収書の金額を都合よく現金へ足したり引いたりせず、帳簿へ記録されているかを一件ずつ確認します。
差額が出たら、すぐに現金を足して合わせないでください。まず集計用紙の転記、金種の混在、紙幣の重なり、当日の入出金、未記帳の証憑の順に確認します。それでも合わない場合は、担当者が自己判断で修正せず、会社の差額報告手順へ進みます。
165×170mmに集計用紙を置く余白も加える
YH-3000の本体寸法は幅165×奥行170×高さ70mmです。置き場所は本体の長方形だけでなく、未計数の硬貨、計数済み硬貨、集計用紙を混ぜずに置ける面積で判断します。
本体を机の端へ置くと、硬貨を入れるときに押して落とすおそれがあります。机の縁から離し、利き手で硬貨を入れ、反対側で記録できる配置を試します。電話、キーボード、書類トレーと重なるなら、締め作業の間だけ別の机を使うほうが安全です。
質量は230gです。持ち運びやすい一方、硬貨を入れた状態で本体ごと移動する運用には向きません。計数場所を決め、本体を動かすのは硬貨をすべて戻した後にします。
計数器を保管箱として使わない
YH-3000は硬貨を数えるための開放型の道具で、施錠できる小口現金箱ではありません。締め作業後は、硬貨を会社指定の金庫や施錠できる現金箱へ戻します。
計数済み硬貨を翌日まで本体へ残すと、誰かが一枚動かしただけで集計結果と一致しなくなります。また、列へ硬貨を詰めたまま持ち運ぶと、金種が混ざって再計数が必要になります。
保管時は全列が空であることを確認し、小口現金箱とは別の定位置へ戻します。担当交代がある職場では、「本体が空なら締め作業完了」という状態に統一すると、作業途中の現金を完成済みと誤認しにくくなります。
毎日の量と締め時間で手動式が合うか判断する
手動式は、電源を用意せず、担当者が目で金種と枚数を確かめながら数えたい場合に適しています。差額が出たときも、集計用紙に金種別の枚数が残っていれば再確認できます。
一方、毎日大量の硬貨を扱い、同じ金種を何回にも分けて数える職場では、手動で並べる時間が長くなります。一週間、現在の方法で金種別の枚数と締め作業時間を記録してください。列へ収まらない金種が毎回あり、複数回の集計で転記ミスが起きるなら、自動計数機や入金機を含めて比較する段階です。
導入後も同じ一週間を測り、締め時間が短くなったか、数え直しが減ったかを確認します。道具を置いただけでなく、入出金の停止、金種別記録、差額時の確認順まで統一できたかを評価してください。
担当交代は現金と集計用紙を同時に引き継ぐ
締め作業の途中で担当者が交代すると、現金の並びと集計用紙の進みが一致しなくなるおそれがあります。原則は一人が計数から照合まで行い、交代が必要なときは、未計数の現金を現金箱へ戻して区切ります。
別の人が確認する運用では、一回目の数値を口頭で伝えて合わせるのではなく、社内ルールに沿って別途確認します。コインカウンターが同じでも、一回目の結果を先に見せると、その数値に合わせて確認するだけになりかねません。最後に、現金、帳簿、集計用紙の状態を照合し、引き継ぎ後の責任者を明確にします。
エンゲルス YH-3000の仕様
- 商品番号: EC-YH-3000
- 方式: 手動式コインカウンター
- 確認できる内容: 硬貨の合計金額と枚数
- 外寸: 幅165×奥行170×高さ70mm
- 質量: 230g
- カラー: ブラック
- メーカー: エンゲルス
- エコマーク認定番号: 07112102
- 入数: 1台
硬貨の枚数を残すと差額の確認範囲を絞れる
選定を分けるのは、手動で金種ごとに並べられる量か、計数結果を帳簿と照合し差額を社内手順に沿って扱えるかの二点です。
YH-3000は、硬貨を金種別に並べ、枚数と金額を目で確認したい職場の候補です。幅165×奥行170mmの本体に加え、未計数・計数済み硬貨と集計用紙の置き場を確保し、計数後は現金を施錠保管へ戻してください。