フリーアドレスでは、Web会議のたびにヘッドセットをバッグから出し、会議後は別の席へ持っていくことがあります。ヘッドバンド型は置き場所を取り、ほかの荷物に押されない収納場所も必要です。
この記事では、Web会議用ヘッドセットを毎日持ち運ぶ人へ、イヤホン型へ替える前に確かめたい接続と収納を説明します。候補にするのは、インラインマイクを備えたカナル型の有線ヘッドセットです。
今使っている機器をバッグへ並べて比べる
最初に、現在のヘッドセット、パソコン、電源アダプター、筆記具など、普段持ち歩く物をバッグへ並べます。ヘッドセット本体だけでなく、接続ケーブルや変換アダプターを含めて、どこがかさばっているかを確認してください。
イヤホン型に替えると本体は小さくできますが、ケーブルを無造作に押し込めば絡みやすくなります。会議が終わったら収納する場所まで決められるかを基準にします。単に小さいことではなく、取り出して接続し、片付けるまでを短い手順にできるかが判断点です。
候補商品は、本体が幅25×奥行26×高さ40mmで、ケーブルを除く質量は約6gです。付属のポーチも含めた状態でバッグの定位置を決め、今のヘッドセットと入れ替えられるかを試します。
パソコンの音声端子を先に確認する
候補商品の接続端子は、CTIA規格の3.5mm・4極ミニプラグです。パソコンにヘッドホン出力とマイク入力を兼ねる4極端子があれば、そのまま接続できます。
ヘッドホン出力とマイク入力が別々のパソコンには、付属の変換ケーブルを使います。変換後は二つの3極プラグになるため、どちらをどの端子へ挿すか、机上で見分けられる状態にしておきます。
USB端子しかないパソコンには直接接続できません。変換部品を追加すれば必ず動くとは限らないため、パソコンの取扱説明書と社内の対応機器を確認します。持ち運びやすさを優先しても、接続できなければ候補にはできません。
商品ページの対応機種は、対応する音声端子を備えたWindowsパソコンなどに範囲が定められています。プラグを挿せるという理由だけで、スマートフォン、タブレット、ほかのOSでも使えるとは判断しません。会社で貸与される機器が複数種類あるなら、利用予定の型番とOSごとに社内の動作確認結果を残します。
端末を交換した日にも、その記録を引き継ぎます。以前のパソコンで使えたことを根拠にせず、新しい端末の端子構成と会議アプリの認識を確認してから、ヘッドセットを持ち出します。
2mケーブルは会議中と収納時で扱いを分ける
ケーブル長は約2mです。席によってパソコンの端子位置が変わっても余裕を持たせやすい一方、余った部分を通路側へ垂らすと、椅子や荷物に引っ掛かる原因になります。
会議中は、付属クリップを使ってケーブルを衣服側へ寄せ、インラインコントローラーへ無理な力がかからない経路を決めます。音量調整やマイクのミュート操作ができる位置へ置き、机の角に挟まないようにします。
収納時は端子を抜いてから、ケーブルを大きな輪にしてポーチへ収めます。インラインマイクの根元で鋭く折ったり、イヤホン本体へ強く巻き付けたりしません。ポーチの中へ変換ケーブルも一緒に入れるなら、小物が当たって端子が曲がらない余裕を残します。
4サイズのイヤーキャップを順に試す
候補商品にはXS、S、M、Lのイヤーキャップが付属します。最初から一つのサイズに決めず、左右それぞれを試し、軽く首を動かしても外れにくく、会議中に気になりにくい組み合わせを選びます。
耳への合い方には個人差があります。外れにくさだけを求めて大きい物を強く押し込まず、違和感が続く場合はいったん外します。3DイヤーアームもMとLが付属するため、装着の安定に必要かを短時間の試用で確かめてください。
共用品にするとサイズ調整のやり直しや衛生管理が増えます。毎日持ち運ぶ用途なら、利用者ごとにイヤーキャップとポーチを分ける運用のほうが、すぐ会議へ入れる状態を保ちやすくなります。
実際の会議アプリで入出力を確かめる
接続後は、業務で使うWeb会議アプリのテスト機能を開きます。スピーカーとマイクの選択先を確認し、録音した声が聞き取れるか、インラインのミュート操作が反映されるかを試します。
イヤホン側の音量操作だけで十分か、パソコン側の音量調整も必要かも確かめます。初回の本番会議で試すのではなく、静かな席と普段使う席の両方で短いテストを行うと、マイク位置やケーブルの擦れを調整できます。
この商品は両耳をふさぐカナル型です。作業中も周囲からの呼びかけを聞く必要がある席では、片耳型など別の方式も比較します。小さく収納できることと、利用場所で必要な音が聞こえることを分けて判断してください。
有線と無線は移動中ではなく会議中の動きで選ぶ
有線式は充電残量や無線のペアリングを管理せずに使える一方、会議中はパソコンとケーブルでつながります。着席したまま参加するなら扱いやすくても、会議中に資料棚やホワイトボードへ移動する使い方には合わない場合があります。
無線式を比較するときも、小ささだけで選びません。充電場所、接続先の切り替え、紛失時の探し方まで運用へ含めます。有線式を候補に残すのは、席での利用が中心で、ケーブルを毎回同じ経路へ収められる場合です。会議中に席を離れる必要があるなら、無線式や会議室のスピーカーフォンも比較します。
個人用ポーチを会議準備の単位にする
ポーチにはヘッドセット本体、使用する変換ケーブル、利用者に合うイヤーキャップだけをまとめます。使わない付属品まで毎日持ち運ぶと、必要な部品を見分けにくくなります。予備部品は管理場所を分け、ポーチを開けばその人が会議へ入れる状態にします。
会議後は、アプリを退出してから端子を抜き、外観とケーブルの異常を確認して収納します。断線が疑われる、片側の音が出ない、マイクが認識されない場合は、そのまま次の会議へ持ち越さず、使用停止の表示を付けて管理担当者へ渡します。交換品を受け取る手順も決めておけば、利用者が私物のイヤホンを無断で業務へ使う事態を避けやすくなります。
イヤーキャップは利用者ごとに管理し、他人の物と取り違えない表示を付けます。共用品として都度貸し出す必要がある職場では、貸出記録と清掃方法を製品の案内に沿って決められるかを確認し、運用が難しければ個人割り当てへ切り替えます。
端子と収納方法が決まれば候補にできる
イヤホン型を候補にできるのは、利用するパソコンへ4極プラグを直接挿せるか、付属変換ケーブルで二つの音声端子へ接続できる場合です。さらに、約2mのケーブルを傷めず、変換ケーブルとともにポーチへ戻せる定位置が必要です。
この二つを決められるなら、有線イヤホン型ヘッドセットの仕様と販売状態を確認すると、持ち物を小さくまとめた状態で会議アプリの入出力を試せます。