小会議室や研修室ごとにホワイトボードを常設せず、一枚を共用したいことがあります。しかし、キャスター付きの大型ボードは、狭い廊下や段差、階段がある経路では移動しにくいものです。
この記事では、折りたたみホワイトボードを別室へ持ち運びたい総務・施設担当者へ、運搬時と使用時を分けた測り方を説明します。候補にするのは、取っ手が付いた折畳み式ミーティング用ボード NMO-800です。
キャスター移動と手運びを分けて考える
同じ「移動できるホワイトボード」でも、床上をキャスターで押す製品と、折りたたんで持ち上げる製品では確認項目が異なります。
同じ階の平らな床を頻繁に移動するなら、キャスターの向きや段差、保管時の並べ方が判断材料になります。一方、エレベーターへ載せにくい、途中に階段がある、曲がり角が狭いといった場所では、運搬時の外形と持ち上げられる重量が先です。
まず、実際の移動経路を一つ決めてください。「会議室から廊下へ出て、角を曲がり、階段を通って研修室へ入る」のように、出発点から保管場所までを切れ目なく確認します。
幅604×奥行85×高さ1110mmの型を経路へ当てる
候補商品の折りたたみ時寸法は、幅604×奥行85×高さ1110mmです。奥行85mmだけを見て「薄いから通る」と判断せず、604×1110mmの長方形が経路を通るかを確かめます。
段ボールや紙を幅604×高さ1110mmにつなぎ、厚さ85mm分は箱や緩衝材で表してください。この型を床へ立てた状態で、次の場所へ順番に当てます。
- 会議室と保管室の出入口
- ドアノブや自動ドアの検知範囲
- 廊下の曲がり角と柱の出っ張り
- 階段の幅、踊り場、天井までの高さ
- エレベーターの開口部と内部
通路幅が604mmを少し上回るだけでは、運ぶ人の手や体を置く余裕がありません。扉を開いたまま保持できるか、角で向きを変えられるか、すれ違いが必要ない時間帯に運べるかも一緒に試します。
梱包重量9kgを本体重量として使わない
商品ページには梱包重量9kgとありますが、本体重量の記載はありません。梱包材や付属品を含む数値を、組み立て後のボードの重量として扱うことはできません。
手運びを前提にするなら、注文前に販売元へ本体重量を確認してください。その数値を基に、社内の運搬ルールへ照らして一人で運ぶのか、二人で運ぶのかを決めます。取っ手が付いていても、一人で安全に運べることを意味するわけではありません。
二人で運ぶ場合は、狭い場所で前後または左右に立てるかも、先ほどの型を使って試します。階段では視界が遮られないか、途中で持ち替えずに踊り場まで進めるかも確認が必要です。本体重量と運搬方法を確定できない間は、手運びできる製品とは判断しないほうが安全です。
使用時は幅604×奥行535mmの場所を取る
運搬経路を通れても、使用する部屋で展開できなければ共用は成立しません。使用時寸法は幅604×奥行535×高さ1600mmです。
床へ604×535mmの紙を置き、椅子を引く範囲、出入口、避難や通行の経路と重ならない場所を探します。高さ1600mmについても、壁の棚、プロジェクターの光、空調の吹き出し口などと干渉しないかを見ます。
折りたたみと展開は、人が通らない平らな場所で行います。この商品には指挟み防止のロック機構がありますが、操作手順を省略してよいわけではありません。組み立て説明書に従い、ロックの状態を確認してから移動または使用してください。
幅604×高さ886mmの板面へ書く量を試す
板面寸法は幅604×高さ886mmです。会議で書く内容が収まるかは、人数だけでは決まりません。議題、決定事項、担当者名を残すのか、簡単な図を一つ描くだけなのかで必要面積が変わります。
幅604×高さ886mmの紙を壁へ貼り、普段の会議で使う太さのマーカーを想定して、一回分の内容を書いてみます。文字を小さくしないと収まらない、途中で消すと議論を追えない場合は、別の板面サイズや複数面を検討します。
候補商品には赤・黒のマーカーとイレーザーが付属します。付属品の有無とは別に、共用時はマーカーとイレーザーの戻し先をボードの保管場所と一緒に決めておくと、移動後すぐに使えます。
折りたたみ時の保管場所も実寸で決める
折りたたみ時の奥行は85mmですが、隙間へ差し込めるとは限りません。幅604×高さ1110mmの本体を出し入れでき、倒れたり通路へはみ出したりしない保管方法が必要です。
販売ページだけでは、壁へ立て掛けて保管できるか、保管時に固定が必要かまでは判断できません。説明書または販売元へ指定の保管方法を確認し、その方法に必要な余白まで含めて場所を決めてください。取っ手の周囲にも、手を入れて持ち上げる空間を残します。
共用時は予約と返却確認を一つの運用にする
移動できることだけを確認しても、使用する部屋が重なると必要な時にボードがありません。会議室の予約にボード利用の有無を記録し、持ち出す人が保管場所、返却予定、運搬を手伝う人を確認できるようにします。運搬人数がそろわない場合は、無理に一人で動かさず、常設ボードや画面共有へ切り替える条件も決めてください。
返却時は板面を消すだけでなく、消し残しを別の担当者が確認します。会議名、氏名、予定、顧客情報などが残ったまま廊下を移動すると、会議室内だけで管理していた情報が通行者から見えるためです。内容を残す必要がある場合は、社内で認められた方法で記録してから消し、板面を覆って運ぶ方法が説明書上で認められているかを管理者へ確認します。
保管場所へ戻した後は、折りたたみ状態とロック、付属品、板面の消去を確認して予約を完了扱いにします。取っ手やロックに緩み、変形、動かしにくさがあれば次の利用者へ回さず、使用停止を表示して管理担当へ連絡します。この返却確認まで続けられる職場なら、部屋間の共用を安定させられます。
通路と本体重量を確認できるなら候補になる
この商品を候補にできる条件は、折りたたみ時の幅604×奥行85×高さ1110mmと運搬者が経路全体を通れること、本体重量を確認して安全な運搬人数と方法を決められることです。
二つを満たせるなら、取っ手付き折りたたみボードの仕様と販売状態を確認すると、一枚のホワイトボードを複数の部屋で共用する選択肢にできます。