小さな会議スペースでは、予定表を貼る掲示板と、その場で議論を書くホワイトボードを別々に置けないことがあります。一台にまとめても、どの面にも紙と文字が増えると、最新版と作業中の情報を見分けにくくなります。
候補にするのは、アクリルホワイトボードと吸音パネルを組み合わせたパーテーションです。三つの面へ役割を割り当て、入れ替え機能を使っても情報の所在が変わらない運用を考えます。
紙で残す情報と消してよい情報を分ける
最初に、会議スペースで共有する情報を二種類に分けます。工程表、当番表、承認済みの手順など、一定期間参照する物は紙の候補です。その場の案、問い、仮の順序など、会議後に消せる物は書き込み面へ置きます。
顧客情報や人事情報を掲示しないことも先に決めます。半透明のアクリル面やパーテーションの裏側は、機密情報を隠す保管場所ではありません。通行人から読める範囲を実際の位置で確認してください。
3面へ固定した名前を付ける
この商品は、アクリルホワイトボード1枚と吸音パネル1枚を含む構成で、パネルを入れ替えられます。商品画像で残る一面の構成と、選ぶバリエーションを注文前に販売元へ確認してください。
導入後は、上から「確定情報」「作業中」「視線を通す」のように役割を決めます。パネルを上下へ入れ替えても、役割名はフレームの位置ではなく素材へ対応させます。書く面を動かした翌日に、以前の位置へマーカーを当てる事故を防ぐためです。
吸音パネルにはピンを使える案内がありますが、使えるピンの長さ、紙の厚さ、保持枚数は素材名だけから決めません。付属説明書と販売元の案内を確認し、軽い一枚物から試します。
幅815×高さ498mmへ実物の紙を並べる
ホワイトボードと各パネルの案内寸法は幅815×高さ498mmです。A4用紙を実際に並べ、見出し、紙の間隔、ピンや磁石を置く余白まで含めて収まるか確かめます。
書き込み面も同じ大きさの紙で再現します。普段の文字サイズで議題、意見、決定事項を書き、途中で消さずに一回の会議を終えられるか試してください。足りなければ小さく詰めるより、書く項目を絞るか別サイズを比較します。
アクリルホワイトボードはスチールを使った仕様で、マグネットとマーカーに対応します。ただし、紙を磁石で重ねすぎると書く範囲が減ります。掲示は吸音パネル、書き込みはホワイトボードという基本を崩す例外条件も決めます。
高さ1758mmで見える位置を確かめる
本体外寸は幅895×奥行300×高さ1758mmです。床へ脚部の範囲を出し、高さ1758mmの棒や紙を立てます。着席した人と立った人の両方から、上・中・下の各面が読めるか見てください。
下段へ重要な紙を置くと、会議テーブルや椅子に隠れることがあります。上段は見やすくても、背の低い担当者が安全に更新できない場合があります。三面の役割は、情報の性質だけでなく読む高さと更新動作で調整します。
本体重量は約10kgです。軽く感じても、パネルや掲示物を付けたまま片手で引かず、移動方法は説明書に従います。
キャスターを止めてから書く
キャスター4個にはストッパーがあります。平らな床で位置を決め、すべての固定状態を確認してから書き込みやピンの抜き差しをします。寄りかかったり、移動中の支えにしたりしません。
奥行300mmの脚部だけで置き場所を決めず、書く人が立つ範囲、椅子を引く範囲、通路を加えます。避難経路、扉、消火設備、分電盤を塞がない場所を施設管理者と確認してください。
別室へ動かすなら、幅895mmと高さ1758mmを基準に扉、曲がり角、エレベーターを確認します。掲示物とピンを外し、マーカーを回収してからストッパーを解除します。
パネルを入れ替える理由と手順を決める
入れ替え機能は、毎回配置を変えるためではなく、見る高さを業務へ合わせるために使います。たとえば一週間掲示する工程表を上段、会議中に書く面を中段へ置き、下段は視線や光を通す役割にします。
配置変更は会議中に行わず、掲示物を外して周囲を空け、説明書どおりの人数と手順で実施します。変更後は三面の役割図も更新します。素材を見れば分かるとして案内を省くと、初めて使う人が別用途へ使い始めます。
アクリル面へアルコール消毒液などが付いた場合は、速やかに拭き取る注意があります。白濁や細かいひび割れの原因になり得るため、清掃方法を素材ごとに分けます。
会議終了時に残す情報と消す情報を確定する
書き込み面の内容を次の会議まで残す場合は、誰が消してよいか分からなくなります。会議の終わりに、決定事項を正式な保存先へ移したか確認し、ホワイトボードは「消去済み」か「次回まで保持」のどちらかを表示します。保持する場合も期限と担当者を付け、期限後は作業中の情報として残しません。
掲示面の紙には、掲示開始日、更新担当、差し替え条件を記します。新しい版を重ね貼りせず、古い紙を外してから最新版を付けます。担当者が不在でも更新できるよう、承認済み文書の保存先を共有します。書き込み面の一時情報と掲示面の確定情報が同じ見た目で残るなら、素材を分けても利用者は判断できません。閉室時に両面を確認する担当を決めることが、一台へ集約する条件です。
三面の役割を守れるなら一台へ集約できる
実物の紙と文字が各面へ収まり、着席・立位の両方から読め、移動や更新時に通路を塞がないなら、一体型パーティションを候補にできます。異なる素材を便利だから混ぜるのではなく、何をどこへ置くかを固定できることが購入条件です。
条件が合う場合は、三面の構成と脚部の商品画像を確認すると、会議スペースでの役割分担を具体化できます。